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サブスクビジネスを始めるなら請求業務の効率化に取り組もう!

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なるべく労力を使わずに安定的に収益を得るためには、サブスクリプション型のビジネスを導入するのがお勧めです。ただし、サブスクリプション型のビジネスは、余計な手間を掛けずに効率的に営業を行える一方で、売掛金の請求業務に多大な労力を要します。そこで以下では、そのような請求業務をなるべく効率的に行うために役に立つ方法を紹介することにしましょう。

サブスクリプションビジネスの仕組み

サブスクリプションビジネスの請求業務について見る前に、そもそもサブスクリプション型のビジネスとはどういったものであるのかについて簡単に説明しておくことにしましょう。一般的にビジネスというと、モノやサービスを売って対価を受け取ることで収益を上げるタイプが主流ですが、サブスクビジネスはサービスを一定の期間利用してもらうことで、その期間に応じた対価を受け取るタイプのビジネスです。

顧客がサービスを利用する契約期間ごとに料金をチャージするため、利用契約が解約されない限りは半永久的に収入を得られるというのが大きなメリットと言えるでしょう。このサブスクリプションビジネスという形態は、例えば固定電話サービスに見られるように昔から存在していましたが、近年になってさらなる発展を遂げており、かつてに比べてより多くの収益を得られるようなビジネスへと変貌を遂げてきています。具体的には、一つのプランだけでなく、複数のプランを用意することで、顧客を次々に新しいプランに誘導し、利用するサービスが追加されるたびにさらなる課金が発生するような仕組みが導入されてきているのです。

サブスクリプションビジネスにおける業務の流れ

このようにサブスクリプションビジネスを行うことで安定的な収益が期待できるようになりますが、実際にこのビジネスを導入した場合には、どのような業務の流れになるのかイメージできないという方も多いのではないでしょうか。そこで、ここからはサブスクビジネスにおける業務フローについて一緒に見ていくことにしましょう。

① 商品登録~顧客管理システムの構築

サブスクリプションビジネスにおける一般的な業務フローのうち、ここでは商品登録と顧客管理システムの構築について説明することにします。まず最初の工程は商品登録で、これは顧客に提供する実際の商品やサービスなどを登録する業務です。一つの物やサービスを提供するだけでもビジネスを行うことは可能ですが、それだと顧客の好みに合わなかったり、利用してもらっているうちに顧客が飽きてきてしまう恐れがあるため、様々な物やサービスを利用できるように複数のプランを登録するようにするとよいでしょう。それにより、顧客がとり得る選択肢が増え、その分だけサービスが世の中に普及しやすくなるのです。

商品登録と並行して行う必要がある業務として、顧客管理システムの構築があります。サブスクリプションビジネスを行うにあたって注意しなければいけない事項の一つに、アップセル、ダウンセル、クロスセルの管理があります。ここで、アップセルというのは、ある商品やサービスを検討している顧客に対してより上位の商品などを売り込む販売手段であるのに対し、ダウンセルというのは、逆にある商品やサービスを検討している顧客により安価な下位の商品などを売り込む販売手段です。もう一つのクロスセルというのは、顧客に対して、検討している商品に関連する別の商品を一緒に購入することを勧める販売手段です。サブスクビジネスでは、これら3つの販売手段をとり得る場面が多々発生することから、顧客管理システムを設けて、そのような状況を適切に管理できる体制を整えておかないと思わぬトラブルに巻き込まれかねないのです。

② 料金計算~請求業務

続いて、サブスクリプションビジネスの一連の業務のうち、料金計算から請求業務について見ていくことにします。まず料金計算ですが、サブスクビジネスでは利用期間に応じて料金をチャージするために従量制の課金システムが採用されているケースがほとんどです。そのため、顧客に対する請求金額を算出するために、顧客ごとのサービス利用料をしっかりと記録して残しておく必要があります。サービス利用料さえ分かれば、あとはそれに単価を掛ければ請求金額を計算することは容易ですので、料金計算に要する労力のほとんどは利用料の把握作業であるといっても過言ではありません。

請求業務は、計算された料金を実際に顧客に請求する業務ですが、サブスクビジネスでは一般的な物の販売ビジネスに比べて、料金のプランが数多く存在することから、顧客に対して料金を請求する回数が多いという特徴があります。回数が多い分、請求業務に要する手間やコストも他のビジネスよりも多くなる傾向があるという点を理解しておくとよいでしょう。

③ 決済業務~仕訳

さらに、サブスクリプションビジネスの業務のうち、料金請求後と併せて行う決済業務から仕訳までについて触れておくことにしましょう。まず、サブスクビジネスでは、決済手段としてクレジットカードや電子決済など、通常のキャッシュによる支払以外の方法が用いられることが多いため、マニュアルによる対応ではなく、自動化によって決済業務を大幅に効率化することが可能です。

決済が終わるとその次に仕分けをして、決算処理を行うのですが、その際に利用料を請求した後に値引きを行っていたり、決裁完了後に返金していたりして、複雑なオペレーションを行う場合があります。そのようなオペレーションを人手で行うのは全く不可能ではないものの、多くの労力とケアレスミスが起きるリスクを排除することは完全には不可能ですので、なるべく会計システムの導入といったシステム化を検討するとよいでしょう。

④ KPIの確認~顧客への連絡

サブスクリプションビジネスでは、KPIを重視した業務運営が求められます。KPIというのは、Key Performance Indicatorの略語で、日本語でいうと成果指標という意味になります。サブスクビジネスは、商品を売り切って終わる売り切り型のビジネスではないため、あらかじめ目標となる成果指標を定め、定期的にその達成度合いを見ることによって、顧客離れが起きていないかを把握することができるのです。

また、サブスクビジネスでは、定期的または不定期に、顧客に対して契約の更新タイミングや支払い遅延の督促を行う必要があります。そのため、常日頃から顧客の動向をしっかりと管理し、必要に応じてコミュニケーションを取れるようにしておくことが大切です。そうすれば、顧客を引き留め、継続的に商品やサービスを利用してもらえるようになるに違いありません。

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サブスクリプションビジネスではバックオフィスこそ重要

サブスクリプションビジネスでは、他のビジネス以上にバックオフィスが重要な位置づけを有しています。社内の部門は大きくフロントオフィスとバックオフィスとに分類することができ、前者は主に会社の営業や企画を担うのに対し、後者は主に社内のオペレーションなどを担いフロントオフィスをサポートする存在です。バックオフィスが行う具体的な業務は、会計、総務、庶務などとなっており、フロントオフィスの業務と異なりそれ自体が収益を生むものではありませんが、スムーズな会社運営にとっては欠かすことができないものばかりです。いずれの業務も精緻な作業を伴うものが多く、計算ミスなどがあると会社の業績に大きな影響を生じさせかねません。一方で、システムなどによる効率化が可能な業務でもあるため、それによって余った人員をフロントに配置転換すれば、会社全体の生産性を向上させることが可能です。

請求管理業務の具体的な手順

バックオフィス業務の中でも、特に多くの労力が必要な手間のかかるものが請求管理業務です。そこで、ここからはその具体的な手順について、イメージしやすいように順を追って見ていくことにします。

① 請求データの作成

請求管理業務においてまず行うのは、請求データを作成するということです。顧客に対して誤った請求を行うのは絶対に避けるべきことであるため、請求データの作成にあたっては、顧客の利用状況をExcelや販売管理ソフトなどのシステムを利用して取りまとめたうえで、データ化することが必要となります。請求データができれば、それを基にして実際に顧客に送る請求書を作成し、それを送付するというのが一般的なフローで、送付の方法として近年主流になりつつあるのは、メールを送付するというやり方です。以前はプリントアウトした紙の請求書を郵便で送る方法が主流でしたが、請求書を封筒に入れる作業が必要になるだけでなく、送料もかかるため、次第に廃れつつあります。

② 顧客に通知して入金確認を行う

請求管理業務において顧客に請求した後に行うことになるのが入金確認業務です。料金を顧客に請求しただけで確実に請求金額が支払われるわけではないため、請求した金額が実際に振り込まれているかをしっかりと確認することはビジネスを行う上で必須です。ただし、その前に請求した内容がそもそも間違っていては話になりませんので、請求書を送付する前には、封筒やメールの宛先とその請求内容に誤りがないかどうかを入念にチェックすることが欠かせません。

支払確認において期日までに入金が行われていない顧客の存在が確認された場合には、きちんと支払ってもらえるように督促を行うことになります。督促の仕方は一通りではありませんが、なるべく顧客が任意に支払ってくれるように、最初ははがきやメールなどを送って支払期限が到来している旨を通知したうえで、それでも支払われないような場合には顧客の住所に直接訪問したり、場合によっては裁判所に訴えるといった対応も必要です。業務を効率化するために、最初から労力をかけすぎないようにするのがポイントであると言えるでしょう。

サブスクリプションの請求管理が特に大変な理由

請求管理の業務はいずれのビジネスにおいても、それなりに手間を要するものですが、サブスクリプションにおいては特に多くの労力を要します。以下では、それほどまでに多くの労力が必要となる理由について見ていくことにしましょう。

① 料金プランが多くて請求業務が複雑だから

一つ目の理由は、サブスクリプションビジネスは、多くの料金プランがあり、請求業務が複雑化しやすいということです。たいていのサブスクビジネスは、基本料金に加えてオプション料金が導入されており、このオプション料金は従量課金制などの複雑な仕組みが採用されているケースが多々あります。そのため、料金プランがいくつもあるうえで、それぞれが複雑な内容となっていることから、利用者ごとの請求金額を計算するのに多くの手間がかかるのです。さらに、利用者の中には月の途中で契約したり、解約したりする者がおり、それらについては日割り計算が必要となることから、さらに計算が複雑となります。

② 請求書を発行する頻度が高いから

二つ目の理由は、請求書を発行する頻度が他のビジネスよりも高いことです。サブスクリプションビジネスにおける料金請求の頻度は、月次となっているケースが多く、売り切り型と比べるとかなりの高頻度です。請求管理の担当者としては、請求金額を毎月計算しなければならない上に、年払いや半年払いなどの月払い以外の料金体系を採用しているプランが混ざっている場合には、それらにも対応しなければなりません。そのため、業務内容が非常に複雑になることから、顧客ごとに請求するタイミングを間違えることがないように、請求書を送る前に幾重にもわたる入念なチェックが必要となるのです。

③ アップセルやダウンセルが多いから

三つ目の理由は、アップセルやダウンセルが多いことです。アップセルとダウンセルの意味についてはすでに説明したとおりですが、サブスクリプションモデルにおいては、これらが発生する頻度が高いため、顧客ごとの請求額が毎月一定となるわけではありません。また、サービス自体の料金体系が変わる場合もあるため、顧客の契約内容が変更されていないかどうかを請求を行う都度確認することが必須となり、その対応に多くの労力を要します。営業や顧客サポートを担当しているフロントオフィスの部署とのコミュニケーションが十分に取れていない場合には、請求内容が間違っていると顧客との間でクレームに発展し、顧客離れを引き起こす恐れもあるため、ある程度ビジネスが拡大した時点で部署間の連携を密にすることが重要です。

Excelで請求管理はできる?

サブスクリプションにおける請求管理を確実に行うにはシステム化することが理想ですが、そのためには多大なコストが必要となるため、Excelを使って簡単に行うことはできないのでしょうか。結論を先に言うと、Excelによる請求管理は可能ですが、ある程度ビジネスが大きくなった場合にはあまりお勧めできません。

例えば、設立してからそれほど時間が経っておらず、顧客の数もそれほど多くないような企業の場合には、Excelで請求管理を行っても、ミスが発生するリスクはさほど低くないため問題ないと言えるでしょう。しかしながら、ビジネスが拡大して顧客が増えるにしたがって、 Excel管理では業務量がそのぶん増大し、現場の疲弊とそれに起因する人的ミスが多発するようになります。また、Excelにはアラート機能が備わっていないため、請求漏れが起きやすいという問題も存在します。企業が大きくなって部署間の連携も難しくなってくると、請求漏れがあってもそれがフロントオフィスに伝わらないといった事態も起こりかねないため、そうなる前にExcelからシステムによる請求管理に移行した方がよいでしょう。

システムを活用する4つのメリット

前述のとおり、ビジネスが拡大して契約件数が増えると、Excelで請求管理を行うことは困難となります。そこでシステムによる管理が重要となるのですが、システムを利用するメリットが分からないという方のために、以下で導入にあたって知っておくべきいくつかのメリットを詳しく説明することにします。

① 人手不足解消・コスト削減できる

メリットの1つ目は、ビジネス拡大期に発生しやすい、人手不足や管理コストの増大を解消できるということです。サブスクリプションは従来の売り切り型と比べて顧客数の増加が見込めます。そして、その増加スピードも速いことが特徴です。サブスク事業が成長しているときに起こりやすいのが「人手不足」「管理コスト(特に人件費)増大」です。システム導入によって、顧客数に左右されない体制が整い、事業が急成長したときも一定の人数とコスト(システム料・人件費)で対応することができます。

② 人的ミスがなくなり現場の負担も軽減できる

メリットの2つ目は、人的ミスがなくなるということです。前述のようにサブスクリプションにおける請求管理はさらに大変です。顧客数が増えて現場の業務量・疲弊が大きくなるとミスも増えます。人的ミスは会社にとって損失となりますし、再び担当者の疲弊にもつながるという悪循環を生み出します。システム導入によって、人的ミスがなくなり、属人化からも脱却でき、潜在的なリスクを排除することができます。

③ 請求データを締め処理にそのまま活用できる

メリットの3つ目は、請求データを締め処理にそのまま活用できるということです。必ずしも同じデータを使わなければならないという訳ではありませんが、すでに存在しているデータをシステムでも活用すれば、データ作成から請求金額の計算までをシステムで行えるようになり、より効率的なオペレーションにつながります。また、締め処理も自動化できるため請求業務全体の労力を大幅にカットでき、自動でアラートを送信する機能をシステムに導入すれば、請求漏れの防止も可能です。

④ その他の部門と連携できる

メリットの4つ目は、システム化によって社内の他の部門と連携できるようになるということです。柔軟性が高く自由にカスタマイズできるシステムを導入すれば、単に請求管理を行うためだけでなく、フロントオフィスが行う案件の管理業務や顧客管理業務への応用が可能となります。特に、カスタマーサポートと連携すれば、顧客のニーズを的確に踏まえたサービス提供ができるようになり、バックオフィスも売り上げ向上に寄与できる可能性があります。

クラウド型請求管理システムがおすすめ

サブスクリプションビジネスでは請求管理業務は非常に労力を要する業務の一つであるため、可能な限りシステム化するのが望ましいわけですが、具体的にシステム化するといった場合にどのようなシステムを導入すればよいのでしょうか。この点、様々なタイプが存在している請求管理システムのなかで、特にお勧めなのはクラウド型のタイプです。

クラウドというのは、簡単に言ってしまえば、インターネットを通じて必要なサービスを必要なときにだけ利用できる方法です。かつては、システムというとスタンドアロン型の大規模なサーバー企業内やデータセンターに設置して、それを使って自社のデータだけを集中的に管理する方法が主流でしたが、クラウドが登場したことによって、自社でサーバーを用意せずに、クラウド事業者があらかじめデータセンターに備えているサーバーにインターネット経由で接続してその機能を必要な分だけ利用できるようになったのです。このクラウド型のシステムは、一からシステムを開発する必要がないため、余計な開発コストが必要なく、またすでにある程度完成されている共用型のサービスであり、初期の導入費用も安く抑えられるため、スムーズな導入が可能です。

クラウド型の請求管理システムのなかには、請求業務に特化しているのではなく、経理業務などのその他の業務の自動化機能を備えたものも存在しているため、そういったタイプのシステムを導入すれば全社的な業務効率化が実現可能です。また、併せて決済代行サービスを使うことによって、さらなる請求業務の省力化にもつながります。

代表的な請求管理システムを3つ紹介!

では、世の中に数多く存在している請求管理システムのうち、ここでは代表的な3つのサービスを紹介します。それぞれ特徴が異なっているため、自社の業務に適したものを選ぶようにするとよいでしょう。

請求管理システム① Smart Billing

二つ目は、NTTコムウェアが日本を代表するシステムベンダーであるNECと共同開発して提供しているSmart Billingという名の料金請求プラットフォームです。NECの子会社のネットクラッカーという企業の事業支援システムを使って構築されており、請求処理に加えて、商品や契約を管理したり、会計や分析に必要な機能も備えられています。料金請求業務において管理する情報を活用すれば、請求管理ロボと同じくLTVの向上に寄与できるほか、組み込まれている標準APIの利用によってCRM、ERPといった基幹系のシステムや他社のサービスと連携することもできます。そのため、導入するだけで、現在の業務はそのままで請求業務を効率化できるようになります。

「Smart Billing」:https://www.nttcom.co.jp/smartbilling/

請求管理システム② 請求管理ロボ

まず一つ目は、SFAとERP/会計を連携する機能を備えた請求・集金クラウドサービスである請求管理ロボです。このサービスの特徴は、利用料金がリーズナブルな水準であるのに加えて、充実したサポートが受けられる点にあります。継続請求に強みをもっており、サブスクリプション企業の導入実績も豊富です。

また、このサービスは、銀行振込、口座振替、クレジットカード、コンビニ課金などといった多種多様な決済手段を一元的に管理できる機能を有しています。加えて、料金請求業務において管理する情報を活かして、LTVと呼ばれる顧客生涯価値の向上にも貢献することができます。その他、フロントオフィスで使われているSalesforceやKintone、バックオフィスで利用するPCA会計などといった様々なシステムと連携できるため、導入すれば既存の業務を一気に効率化できるでしょう。

「請求管理ロボ」:https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

請求管理システム③ soarizeサブスク

三つ目は、株式会社オプロが提供しているクラウド販売管理サービスであるsoarizeサブスクです。2019年6月から販売が開始されたサービスで、企業の業務を見える化し、業務フローを確立することによって、企業の行っている業務をサポートしようというものです。このサービスを導入することによって、KPIの実績や今後の予測を可視化できるようになったり、商談から勤怠、販売管理といった様々な工程を一つのプラットフォーム上で管理できるようになります。また、複雑かつ煩雑な請求業務を効率化できるため、これを導入すれば、利用料金や売上、契約といった様々な数値をまとめて管理できるようになるのです。

「soarize サブスク」:https://www.opro.net/products/service/soarize/

まとめ

サブスクリプションビジネスを行う上で、請求に関連する業務の効率化は避けては通ることができない非常に重要なテーマです。そのため、新たにビジネスを行おうという場合において、多くの見込み客が想定されているときは、紹介したクラウド型の請求管理システムを導入することを検討するとよいでしょう。

請求管理ロボ


ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボは、請求書発行・集金・入金消込・催促といった請求業務の自動化・一元管理を可能にします。サブスクリプションに対応しており、幅広い業種のサブスクリプション事業への導入実績があります。以下のサブスクリプション事業への導入事例を参考にしてみてください。請求管理ロボでサブスクリプション特有の煩雑な業務を自動化し、顧客定着化に向けたアクションにリソースを割いてみてはいかがでしょうか。

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社 導入事例
https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/case-studies/persolpt.html

ベルフェイス株式会社 導入事例
https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/case-studies/bellface.html</a

請求管理ロボ サービスサイト:https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

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