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サブスクリプションビジネスの売上計上の考え方と業務をスムーズに行う方法

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利用時間に応じて料金を受け取るサブスクリプションビジネスでは、売上計上を正確に行う必要があります。基本的に月額制ですが、半年や1年など長期に渡る契約では期間に応じて割引プランを複数用意するなど、売上計算も複数の種類に対応しなくてはならないからです。この記事では、サブスクリプションビジネスの売上計上の考え方やポイントを紹介します。

サブスクリプションビジネスの基礎知識

サブスクリプションビジネスとは、商品やサービスを小売業のように売り切りにするのではなく、利用期間に応じて継続的に課金するビジネスモデルのことをいいます。サブスクリプションは元々雑誌の定期購読などの販売方式を指す言葉でした。IT分野でSaas(Software as a Service)などの利用権を購入して使用期間分の料金を払うという料金形態が産まれ、定期購読のような料金形態なのでサブスクリプションビジネスといわれるようになりました。2019年時点でよく知られているものとしては、動画や音楽の見放題・聴き放題サービスがあります。

インターネットの利用拡大によりネットを介して提供できるデジタル商品やサービスが飛躍的に増えたので、サブスクリプションビジネスで提供する企業が増えています。このビジネスは継続的に課金する形態のため、商品やサービスに集客力があれば、同じ商品で継続的に売上を出すことができるというメリットがあります。利用者も売り切りの製品に比べて初期投資額を少なくできるというメリットがあります。導入のハードルが低く(多くがブラウザのみで可能)、サービスのアップデートに追加料金などは発生しないので、気軽にアップデートを受けることができるという点も大きなメリットと言えるでしょう。

サブスクリプションビジネスでは契約内容や期間などにより請求額が異なるため、個別に正確に請求や売上を計上することが会計処理を行なう際の重要なポイントになります。

サブスクリプションビジネスの売上計上の基本的な考え方

サブスクリプションビジネスの料金体系は基本的に月額払いです。したがって、売上は月ごとに集計して計上することになります。もし、年額払いプランなどの複数月にまたがる料金体系が用意されていた場合、1年分の売上が最初に支払われますが、契約では1年間商品やサービスを提供する義務が発生します。これを「役務の提供」といいますが、このような契約では1年分の売上を前受け金として月次処理する必要があります。多くの場合、12ヶ月に按分して売上計上しますが、按分は均等割しなければならない訳ではありません。

例えば月額1,000円で年額払いだと12,000円のところを11,000円に割引するプランがあったとします。均等割だと割り切れないので、初回月だけ990円にして残りの11ヶ月を910円にするような計上処理が一般的ですが、役務の提供が終わった時点で1年分を一括計上してもかまいません。つまり、サブスクリプションビジネスの売上計上の基本的な考え方は、顧客が利用し続ける限り役務の提供を行い対価を貰うのですが、区切りがないと売上が計上できないため、基本的には月額払いにして毎月計上し、個別に長期契約を用意する場合、顧客の支払いと売上計上のタイミングを個別に検討するということになります。

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サブスクリプションビジネスの売上管理が難しい理由

サブスクリプションビジネスの売上管理は、年間で売上を管理する一般的な事業と異なり、難しく時間がかかる処理となります。以下にその理由を説明します。

課金体系が複雑

サブスクリプションビジネスは基本的に月額契約ですが、集客力を高めるために各種の割引プランを用意する企業が多いです。特に契約期間が長くなる複数年契約は長期にわたって利益が確定するので、必ずといってよいほど用意されています。これらの割引プランが多くなると、プランごとに前受け金の按分処理や割引処理などの計算が必要になります。また、提供するサービスにオプションや複数の機能を提供している場合、顧客が途中からそれらを追加することで料金が変わったり、繁忙期などの特定の期間だけに必要な機能を利用するため、特定月だけ料金が変わるということもあります。

このようにサブスクリプションビジネスでは課金体系が複雑になりがちで、同じ顧客でも売上計算の仕方が、月ごとに変わる可能性があるため、正確な作業を行なうためには時間と手間がかかります。

請求書を発行する作業が多い

サブスクリプションビジネスでは月額払いの顧客に対して毎月請求書を送付する必要があります。前述したように同じ顧客でも月ごとに料金が変わる可能性があるので、最新の契約内容に基づいて計算しなくてはいけません。そのため顧客ごとに最新の契約内容をチェックして請求書を作成する作業を行ないます。また、顧客によって支払方法が異なる場合があります。年額プランのような長期契約だと年1回の支払いになりますが、前受け金の処理で月別に売上計上していると、顧客情報を見誤って、月別請求書を送ってしまうなどのミスが発生する可能性もあります。

月額払いだけなら、定型の請求書で済むのですが、多くの企業では複雑な料金体系を用意するので、請求書の作成に手作業が多くなり、結果的にミスが発生する確率が高くなるのが問題視されています。

契約変更の確認が必要になる

サブスクリプションビジネスでは料金プランが複数あるので、顧客によって月ごとの料金は異なります。また、顧客の都合によりオプションや機能の変更の可能性もあります。そのため毎月料金計算を行なう際に、顧客の契約内容履歴をチェックして、料金に変更が生じていないかを確かめる必要があります。

サブスクリプションビジネスの売上計上業務を行うときのポイント

以下にサブスクリプションビジネスの売上計上業務をスムーズに行うためのポイントを紹介します。

会計ルールを事前に明確にしておく

まず、期間や料金が異なるプランに関する処理をあらかじめ決めておく事が大切です。例えば年間払いの売上計上を月ごとの按分にするのか、役務の提供が終わる月に一括して計上するのかなどです。社内で統一された会計ルールがあれば、会計処理を行なう人が代わっても同じ処理ができますし、請求書なども作成ルールを決めておけば発行ミスなどが起きにくくなります。逆に社内に統一された会計ルールがないと、作業する人のスキル依存になってしまい、仕事が忙しいあまり、つい計上を怠って計上漏れを起こしてしまうなどのミスが発生する可能性があります。

利用期間が長期にわたる場合、料金の支払いや利用期間の区切りを顧客と話し合って決めることが大切です。顧客側は利用期間の区切りと支払額が決まればよいので、売上計上のタイミングは直接関係しないのですが、売上は役務の提供が終わるときに計上するのが基本ですので、顧客と「月ごとに区切りますね」「年払い一括で1年の終わりで一旦区切ります」などと決めておくことが大切です。

請求管理クラウドサービスを活用する

サブスクリプションビジネスでは前述したような理由で会計処理が複雑なため、契約件数が多いと作業量がとても多くなります。中には個人的にエクセルなどを用いて効率化する人もいるでしょう。個人で使っている内はあまりトラブルは起きませんが、便利そうだと複数人で共有して使おうとすると、他の人の作業が終わるのを待たなければいけなくなったり、編集をミスして他の人の入力データを壊してしまったりとかえって効率が悪くなることがあります。何かしらのツールを使うことを考えるのであれば、請求管理クラウドサービスの活用を積極的に検討するのがよいでしょう。

請求管理クラウドサービスは、サブスクリプションビジネスのような多くの請求書を発行するビジネスと相性がよいので、自分でエクセルシートにまとめるより、ずっと簡単に複雑な計算を自動化したり、顧客ごとの請求データを作成することができます。クラウド上で利用できるので、自社にハード・ソフトを導入して管理する必要もありません。請求管理クラウドサービス自身がサブスクリプションビジネスなので、顧客が受けているサブスクリプションビジネスのメリットを自社が受けることができます。

請求管理クラウドサービスの選び方

以下に請求管理クラウドサービスの選び方について説明します。

多機能である

基本的に機能は多ければ多いほどよいです。「多すぎて迷うのでは」という疑問が浮かぶでしょうが、使わなくてよい機能は説明を見ると大半は分かるので、機能が多すぎて困ることはほとんどありません。サブスクリプションビジネスは形態が色々あり、自社にしかない請求処理がある可能性もあります。これを実現する機能がない方が困るので、なるべく多機能なものを選びましょう。知っておくとよいポイントとして、多様な決済機能に対応しているものを選ぶと、様々な支払い手段に対応できるので、請求の管理がしやすいです。また、サービスによって用意されている機能が異なるため、いくつかのサービスを比較検討することも大切です。

信頼・実績がある

次に選ぶポイントとして挙げられるのは導入実績が多いことです。導入している企業が多いということは、他に比べて信頼性や機能が優れている可能性が高いです。また、多くのユーザーが利用しているのであれば、システムが安定しており、使いやすいサービスである可能性も高いです。請求管理クラウドサービスのサイトには導入実績が紹介されているものが多いので、実際に使っている企業の業種や使用感などを調べて、同業他社が使っているか、自社に適用できそうなサービスかどうかを調べることができます。

サポートが充実している

導入した後のことを考えるとサポート体制がしっかりしていることは重要です。せっかく導入したシステムもうまく活用できなければ余計なコストをかけただけということになります。社内にIT部門があるような会社なら自社エンジニアが何とかしてくれるでしょうが、そういった企業は社内で会計システムを作るでしょうから、通常は多少コンピュータやネットワークの知識があるぐらいの人が担当することになります。そういう場合でも、サポート体制がしっかりしていれば、使い方や疑問点など不明なことがあればその都度聞くことができ、専門家が導入支援をしてくれれば、スムーズに業務に適用することも可能になります。

事前調査するときにサポート体制について明確にしているか、サポート内容にはどんなものがあるのか(ヘルプデスクや導入支援など)を確認しておきましょう。

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まとめ

サブスクリプションビジネスの売上計上の基本的な考え方は月額単位ですが、多様なプランに対応するため社内で統一した会計ルールを決めておく必要があります。顧客数が増えると作業量が増大するため、請求管理クラウドサービスを活用して業務効率化を図るのがよいでしょう。

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パーソルプロセス&テクノロジー株式会社 導入事例
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ベルフェイス株式会社 導入事例
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