DXツールとは？ツール選びのコツから導入方法まで徹底解説！
近年は、デジタルテクノロジーの進化に伴い日々の生活やビジネス環境に大きな変化が生じています。そんな中、日本で注目されているのがデジタルトランスフォーメーション通称DXです。企業の業務では、DX推進の動きが活発化しています。DXを実現する手段として、DXツールの導入が挙げられますが、DXツールとはいったいどのようなツールなのでしょうか。この記事では、DX実現に必要不可欠なDXツールの基礎知識とツール選び、導入方法までご紹介します。
目次
DXツールについての基礎知識
DXを着実に進めていく手段としては、DXツールを導入して自社の課題を解決しながら、次のステップへと結び付けていく方法が有効です。ここでは、DXの概要とDX推進の背景、DXツールを活用してできることをご紹介します。
そもそもDXとは何か
DXとは、元は2004年にスウェーデン人の教授が提唱した考え方で、デジタル技術の活用により生活の質の向上や社会環境の改善を目指すというものです。
しかし日本におけるDXは、経済産業省による、「デジタルテクノロジーを駆使したビジネスの変革」という定義に基づき、ビジネスに限定した狭義的な意味で使われることが一般的です。
DXの実現には、アナログ・物理データをデジタル化する「デジタイゼーション」、個別の業務・製造プロセスをデジタル化する「デジタライゼーション」の実施が必要不可欠になります。
DX推進の背景
DX推進の動きが活発化している背景には、主に2つが挙げられます。
まず1つ目が、消費者・市場ニーズの変化です。従来の市場では、情報が規制されていたため、需要側よりも供給側が主導権を握っている傾向にありました。しかし、情報がオープン化した近年では消費者の選択肢が増えたため、需要側と供給側のパワーバランスが逆転する現象が起きています。そのため、市場の競争力維持・既存業務の変革実現にDXが求められています。
2つ目が、レガシーシステムの課題です。レガシーシステムとは、古くなった技術や仕組みをもとに構築された基幹システムなどのITシステムを意味します。レガシーシステムは、繰り返しメンテナンスをしないと老朽化してしまいます。しかし、新たなデジタル技術を導入するにはコストや人的リソースがかさむため、レガシーシステムを使い続けている企業も少なくありません。
経済産業省が発表したDXレポートによると、2025年までこのままレガシーシステムを放置し続けた場合、1年あたり最大12兆円もの経済損失が生じる可能性があるとされています。これは「2025年の壁」ともいわれており、こうした重大な経済損失を引き起こさないためにも、早急なDX実現が求められています。
DXツールでできること
DXツールには様々な種類がありますが、ツールを活用してできることは大きく3つに分かれています。
1つ目は、情報の一元管理です。DX実現のためには、システム全体を可視化して現状の課題を把握し、対応することが不可欠です。DXツールを活用することで、複数のシステムに記録されているデータをまとめて管理することが可能になります。
2つ目は、業務効率化です。DXツールを活用すれば、業務やシステム運用の自動化が可能になり社内外コミュニケーションや営業活動の効率化が実現できます。
3つ目は、データの活用です。収集したデータを分析することで、現状の業務課題の明確化や課題に対する改善策の策定が可能です。また、データに基づいて経営上の意思決定とアクションを実行する「データドリブン経営」も行えるようになります。
代表的なDXツール
DXツールは、ツールによって活用場面や特徴が異なります。ここでは、各DXツールの概要と活用場面、導入メリット、代表的なツールについてご紹介します。
コラボレーションツール
複数のツールを統合して社内外の情報共有を円滑にするツールです。スケジュール共有やファイル共有、チャット、ビデオ通話などの機能が備わっています。リモートワーク下での業務連絡や外部との資料共有をスムーズに行いたい際などにおすすめです。代表的なサービスとしては、世界中でNO1のシェアを誇るWeb会議ツール「Zoom」や国産のビジネスチャットツール「Chatwork」などが挙げられます。
ワークフローシステム
一連の業務の流れを電子化できるシステムです。主に、総務や人事、経理などの事務処理に活用されています。
従来紙で行っていた申請書や伝票を電子化することでペーパーレス化を実現できる点や、請求業務の自動化が行える点がメリットです。中には、会計システムへの仕訳出力や振込データの作成が可能なツールもあります。定型的に発生する事務業務を効率化させたい場合や管理業務の煩雑化を解消させたい場合におすすめです。代表的なサービスとしては、煩雑な請求業務を簡素化させるサービス「請求管理ロボ」やバックオフィス機能の一元化を実現する「TeamSpirit」などが挙げられます。
RPA
人手を介して行っていた定型業務をロボットに代行させ、自動化するシステムです。データの転記作業や入力作業などの単純作業を自動化させることで社員が本来のコア業務に注力できるようになり、業務効率化が実現できます。また、ヒューマンエラーの減少や品質の向上による顧客満足度の向上も期待できます。ロボットなため、休みなく稼働できることもメリットです。代表的なサービスについては、日本企業向けに改良された現場型のRPAツール「BizRobo!」やNTTの研究所で産まれた国産のRPAソリューション「WinActor」などが挙げられます。
CRM
顧客情報や一連のやり取りの履歴などを一元管理するシステムです。顧客とのやり取り履歴を蓄積できるので、社内共有がリアルタイムで可能になり、担当者の引き継ぎもスムーズに行えます。顧客管理が煩雑化していて最新の状況が把握できない場合や業務が属人化している場合などにおすすめです。代表的なサービスでは、サイボウズが提供する業務アプリを構築するクラウドサービス「kintone」やクラウド名刺管理サービス「Sansan」などが挙げられます。
SFA
営業プロセスや進捗状況を管理して、営業活動の生産性向上を図るシステムです。顧客情報や案件の進捗、ToDoなどの一元管理が可能で、属人化している営業プロセスを可視化できます。営業に携わる人が扱うツールなため、IT分野に詳しくない人材でも比較的操作しやすいことが特徴で、データを活用して営業フローを改善したい場合などにおすすめです。代表的なサービスとしては、クラウドベースのSFA＆CRMシステム「Sales Cloud」や営業活動に関わる情報を効率的に管理し、有効活用するためのクラウド営業支援ツール「Senses」などが挙げられます。
MA
新規顧客獲得や見込み顧客の育成などのマーケティング施策を支援するシステムです。スコアリングに基づく見込み顧客の抽出や、各顧客に対して適したタイミングでのメルマガの自動配信などが可能になります。自社の見込み顧客を増やしたい場合や顧客の管理や追跡に手間が取られている場合におすすめです。代表的なサービスは、創業5年で1,000社以上に活用されている「SATORI」や、BtoB・BtoCや企業規模を問わず全世界で5,000社以上が導入している「Adobe Marketo Engage」などが挙げられます。
BIツール
ビジネスに必要なデータを集計・分析し、活用するためのツールです。企業が保有する様々なデータを図やグラフなど分かりやすい形にアウトプットし、関係者間でほぼリアルタイムに分析・閲覧ができます。全社的に活用できるツールですが、特に経理部門においては原価や経費分析、業績報告資料の作成、決算処理などの作業を自動化・効率化を実現できるでしょう。代表的なサービスには、データを使用した変革の推進を支援する「Tableau」や社内のあらゆるデータを活用してデータドリブン経営を実現する「Domo」などが挙げられます。
経理業務にDXツールを導入するメリット
全社的にDXを進めるには、経営に影響する経理業務のDX化が非常に重要です。経理のDX化は、ツールを活用して業務効率の向上、経理本来の業務による経営の意思決定に影響を与える役割に移行するなどの目的があります。ここでは、経理業務にDXツールを導入するメリットをご紹介します。
業務効率の向上
経理業務は週ごとや月ごとに書類作成などの定型業務が発生します。書類作成は、期日の厳守と正確性が求められますが、手作業の場合気を付けていても入力ミスが発生しがちです。定型業務を自動化するツールを導入すれば、ヒューマンエラーの防止に加え、コア業務に注力できるため業務効率の向上を実現します。また、社員のモチベーション向上による生産性向上にも期待できるでしょう。
コストの削減
DXツールによって書類を電子化することで、書類作成にかかっていた用紙代、印刷代、郵送代などのコストを大幅に削減できます。また、紙媒体の書類を保管するスペースの確保も不要となり、管理に費やす工数や人的リソースも削減できます。ただし、取引先によっては紙ベースでの発送を継続希望される場合も考えられるため、その際は別途郵送作業費用を請求するなど、あらかじめ措置を考えておきましょう。
属人化の解消
経理業務などのバックオフィス業務は、属人化しやすいというデメリットがあります。DXツールを導入すればペーパーレス化により情報共有がスムーズになることに加え、作業の自動化により属人化を防ぎ誰でも同じ結果を生み出せるようになります。併せて、業務フローなどのマニュアルもデータ化して社内に公開しておけば、担当者が退職する際の引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。
環境への配慮
DXツール導入によるペーパーレス化の実現は、SDGsの貢献にも繋がります。SDGsとは、2015年に国連サミットで採択された持続可能な開発目標のことです。SDGsの活動を企業で取り組むことは、社会へのアピールとなり環境マネジメントシステムに関する国際規格を取得しやすくなります。企業全体でペーパーレス化を実現できれば、紙を使わないことによる森林伐採の抑制やインク、印刷にかかる電気の使用の抑制、郵送や廃棄などで発生する二酸化炭素排出量の削減が可能です。
経理部門におけるDXの現状と課題
定型業務が発生しがちな経理部門で、DX化を実現できれば社員は雑務から解放され、本来のコア業務に注力できる体制が構築できます。しかし、経理のDX化はまだまだ着手できていないのが現状です。ここでは、DX化が思うように進まない経理部門の現状と課題についてご紹介します。
新規システムの導入や運用に手間がかかる
DX化が進んでいない要因として、未だに紙媒体で書類を保管する習慣が根強く残っている企業の存在が挙げられます。また、書類の発送方法についても各取引先で毎月固定化されているケースとそうでないケースなど要望に合わせたカスタマイズを行っている影響から、担当者しか書類作成方法を理解していない状況も少なくありません。
さらに、専任のIT担当者を配置できない企業がDXツールを導入しても、運用面でリスクを伴うこともあります。
社内での連携ができていない
同じ企業内でも部署ごとが独自で判断して、いろいろなシステムを導入してしまうと管理方法が属人化してしまいます。よくある失敗例としては、給与システムや受注システムなどが乱立して互換性を持たずに運用されているケースです。こうした場合は、一定のマニュアルとして落とし込むことが不可能になるため、企業内でルールを一本化して社内に周知する工夫が必要です。
DXツール導入前の準備
まず、DXを実施する目的を理解して経理業務が抱える課題を浮き彫りにすることが大切です。そのためには、各業務を整理して業務フローを可視化し、各業務にどれだけの人員と作業工数がかかるか試算する必要があります。そうすれば、どの業務をシステム化すれば業務効率化やコスト削減につながるのか明らかになるでしょう。ここでは、上記で挙げた以外のDXツール導入前に準備すべきことをご紹介します。
IT人材の育成
日本では、DX推進に必要なIT人材が経営・現場レベルにおいても圧倒的に不足しています。実際に、システムに関する事項を外注する企業も珍しくありません。しかし、それだと企業内にITのノウハウや実績が蓄積されないままになってしまいます。
自社で人材の確保が可能であれば、積極的に採用し、即戦力として外部からサポートを受けつつDX人材を育成するのも1つの手です。
一貫性のあるシステムの構築
レガシーシステムの老朽化によって、システムのブラックボックス化が生じているケースも少なくありません。また、最新のシステムを導入しても、部署ごとに異なるシステムを使用していれば結果的にブラックボックス化する要因となります。そのため、部署間を横断できるように一貫性のあるシステムの導入が必要です。企業全体を通じてデータの活用ができれば、企業の競争力も向上するでしょう。
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まとめ
世界的に見ても、DX化の推進に日本は出遅れているのが現状です。このままでは、2025年の崖問題に直面し、多大な経済損失を引き起こす可能性があります。特に企業の経営を左右する経理部門は属人化しやすい業務なので、DXツールを導入したDX化の実現が急務です。ツール導入前には、まず自社の課題を洗い出して、DX人材の確保、一貫性のあるシステム構築の整備を行いましょう。ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボであれば、手間やコストを抑えて毎月の請求業務を自動化できます。2025年のタイムリミットが迫る中、自社のDX化の実現を目指す方は、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。
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当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
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