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2019-05-31

SaaSで働き方改革!クラウドサービスの種類やメリット・注意点を解説

働き方改革への取り組みの一環として、業務効率化のために「SaaS」をはじめとするクラウドサービスを導入する企業も増えています。しかし、クラウドサービスを導入すれば、必ずしも効果が得られるというわけではありません。そこで、SaaSとはどのようなもので、導入することでどんなメリットが得られるのかについて紹介していきます。また、クラウドサービスの種類と導入時の注意点についても解説します。

クラウドサービスのひとつ「SaaS」とは

SaaS(サース:Software as a Service)とは、インターネット経由でソフトウェアを提供するクラウド型サービスのことです。本来の意味の「ソフトウェア」とはコンピューターなどのハードウェア上で動作するプログラムなどを広く指す言葉ですが、ここでは文書作成や表計算などのオフィスソフトやメールソフトのようなアプリケーションを指しています。通常のアプリケーションは、パソコンなどにインストールして使用します。これに対し、SaaSが提供するアプリケーションはサービス提供元のサーバー上に構築されており、ブラウザーなどを通して利用できるのが特徴です。

Microsoft社のWordやExcelなどをブラウザー上で利用できる「Office Web Apps」は、SaaSとして提供されるアプリケーションの典型的な例です。アカウントさえあれば、書類の編集から保管、共有までインターネット経由で行えます。Google社のG SuiteやApple社のiCloudも、同様のことができるアプリケーションを提供するSaaSです。ほかにも、グラフィックツールやプロジェクト管理ツール、プログラミング環境などさまざまなソフトウェアがSaaSとして存在します。無料で使えるものもあれば、月額料金を支払って利用するサブスクリプション型のサービスもあります。

クラウドサービスの種類

SaaSを直訳すると「サービスとしてのソフトウェア」という意味です。つまり、ソフトウェア(アプリケーション)をインターネット経由で利用可能なクラウドサービスとして提供しているわけですが、その発展形として、ソフトウェア以外のものを提供するサービスも存在します。ここでは、その種類について紹介します。

IaaS

IaaS(イアース:Infrastructure as a Service)は、インフラ環境を提供するクラウド型サービスです。ここでいうインフラとは、コンピューターやネットワークなどのハードウェアにあたる機能のことを指しています。サーバーコンピューターをインターネットに接続したような環境を提供し、企業などが自社サービスを構築するために利用するというのが一般的な用途です。イメージとしては、自社所有のサーバーコンピューターを預かってもらうハウジングサービスや、専用サーバーをレンタルできるホスティングサービスに似ています。しかし、IaaSが提供するのは本物のハードウェアではなく、ソフトウェアによって実現された「仮想ハードウェア」です。

仮想ハードウェアを用いるため、契約プランや設定の変更のみでサーバーのスペックや台数、ネットワーク接続のしかたなどを柔軟に変更できるのがIaaSの特徴です。機能としては本物のハードウェアと何も変わりがなく、OSのインストールから独自システムの構築、webサイトや各種サービスの公開にいたるまで自由行えます。また、分散化や多重化によって堅牢性を実現しやすいことも仮想ハードウェアの特徴です。そのため、災害時などにおける事業継続計画(BCP)を考える際にも有効な手段となります。

PaaS

PaaS(パース:Platform as a Service)は、プラットフォームを提供するクラウド型サービスです。プラットフォームとは、ソフトウェアを実行するための基盤のことを指す言葉です。もちろん、IaaSを用いれば任意のソフトウェアのための実行基盤を構築することはできます。しかし、その際に求められるのはwebサーバーやデータベースサーバーといった典型的なものがほとんどであり、これらを必要になるたびに構築するのは効率的ではありません。そのため、よく利用される実行基盤をすぐ使える形で提供することで、利便性を高めてくれるのがPaaSの特徴です。

PaaSが必要になるのは、主に独自のサービスを構築したい場合です。そのため、PaaSにはソフトウェアの実行基盤という面のほかに、ソフトウェアの開発環境という面もあります。さまざまなプログラミング言語やAPIなどを提供するプランが用意されており、複数の開発者がアクセスすることでチーム開発も可能です。また、PaaS自体もソフトウェアであることから、環境を複製することもできます。これにより、自社サービスのバージョンアップを行う場合などは開発用と公開用の環境を別々にしておき、開発用の環境でしっかりとテストを行ってから正式公開するというような運用を行えます。ただし、十分に使いこなすためには開発に関する専門的な知識が必要です。

DaaS

DaaS(ダース:Desktop as a Service)は、デスクトップ環境を提供するクラウド型サービスです。WindowsなどのOSと同等の環境をインターネット経由で提供します。IaaS、PaaS、SaaSがそれぞれインフラ、プラットフォーム、アプリケーションというようにシステムの「層」に対応していることを考えると、DaaSは少し趣の異なる概念と言えるかもしれません。パソコンから利用するサービスというよりも、パソコン環境そのものをサーバーから提供されるもので置き換えてしまうようなイメージです。

企業などでDaaSを活用する際は、社内サーバーや社内ネットワークなども含めて丸ごとデータセンターに預けてしまうというのが典型的です。従業員が使用するパソコンに表示されるデスクトップは実際にはサーバー上の環境で、そこからアクセスできるファイルなどもサーバー側にあります。このように、遠隔操作であるにもかかわらず、すべてが手元にあるように見えるのがDaaSの特徴です。そのため、端末の紛失や盗難によるデータ漏洩が起こりにくく、端末が故障してもデータが壊れることはありません。在宅勤務やリモートワークで利用しても、パソコンにインストールされているOSの種類やバージョンが違っても、全員が同等の環境を利用することができます。また、パソコンだけでなくタブレットからも利用可能です。

SaaSを導入するメリット

ここまで、インターネット経由でソフトウェアを利用できるSaaSと、その発展系にあたるクラウド型サービスの種類について説明してきました。ここからは、業務にSaaSを導入するとどのようなメリットを得られるのかについて説明していきます。

ユーザー側での管理がいらない

業務で利用されることが多いSaaSは、書類の作成を行うオフィスソフトやファイル共有サービスなどです。SaaSを用いない場合、オフィスソフトなどはパッケージ版を購入したうえで従業員が利用する端末それぞれへのインストールが必要です。また、ソフトは定期的にアップデートされるため、その度にバージョンアップも行わなければなりません。このような作業は、ある程度手間がかかるものなので、業務が忙しいときなどはつい後回しにしてしまうこともあるかもしれません。しかし、バージョンアップを怠っていると、次第にセキュリティ上のリスクが大きくなっていきます。SaaSを利用すれば、こういった手間とリスクは解消できます。SaaSのアプリケーションはサーバー側にあり、常に全員が最新バージョンを利用できるためです。

ファイル共有については、SaaSを利用しない場合は社内にサーバーを用意する必要があります。IT部門では、ファイル共有サーバーの構築やメンテナンスのほか、容量不足になった際の拡張や故障への対策なども行わなければなりません。また、アクセス権の管理や、社内で発生する技術的な問い合わせへの対応といった業務も発生するでしょう。SaaSによるファイル共有サービスを利用すれば、サーバーの構築やメンテナンスなどは不要になり、アクセス権などの管理の手間も軽減されます。また、コストについても、自前でサーバーを用意する場合より安くなるのが一般的です。

多様な働き方に対応できる

SaaSではインターネット経由でサービスが提供されるため、ネット環境さえ整っていればどこにいても利用できます。会社のオフィス内にいるときはもちろん、在宅勤務中の場合や出張先でも、普段と同じように業務を進めることが可能です。営業先などに出向くことが多いフィールドワーカーや、家庭の事情で家をあけることが難しい従業員がいる場合など、多様な働き方が求められる状況にも対応しやすいでしょう。また、事業所が複数箇所にある場合でも、SaaSを活用すれば離れた場所にいるメンバーが共通の環境を利用して協力しながら仕事を進めることもできます。

ただし、セキュリティについては一定の対策が求められます。どのようなクラウドサービスの利用なら許容可能かの基準をあらかじめ決めておくことや、信頼性の高いクラウドサービスを選定することに注意を払うことが必要です。とはいえ、SaaSを用いない場合に比べればセキュリティ対策は行いやすいでしょう。なぜなら、社外にいる状況でSaaSを用いずに業務を行うためには、端末にデータを入れて持ち出すか、オフィスのネットワークに接続してデータにアクセスしなければならないためです。端末でデータを持ち出す方法では、データの複製が増えるため管理が難しくなるうえ、機密情報などが漏洩するリスクも高まります。社外からオフィスのネットワークに接続する方法の場合は、不正アクセスへの対策が複雑になるためIT部門の業務負荷が高くなってしまいます。

さまざまな端末を利用できる

SaaSで提供されるアプリケーションは、基本的にはデスクトップパソコンやノートパソコンから利用可能です。そのほかにも、サービス側が対応していればタブレットやスマートフォンからも利用できます。また、同等の機能を持ったものでも、使い勝手はサービスによってさまざまです。多様な働き方を支援しながらチームワークを発揮していくためには、可能な限り多くの端末をサポートしていて使いやすいものを選ぶとよいでしょう。無料プランやお試し期間を提供しているサービスも多いですから、社内でトライアル期間を設けて実際に使ってみてからどのサービスにするか決めるのでもよいかもしれません。

業務でのSaaSの利用を考えるなら、どのようなコラボレーション機能があるかもポイントになります。レビュー機能を備えたものなら、成果物への修正依頼や対応履歴をオンラインで記録できるので、対応漏れをなくすことができるでしょう。ひとつのファイルを複数のメンバーが同時編集できる機能を持ったものもあります。うまく活用すれば、離れた場所にいるメンバー同士でもオンラインでコミュニケーションをとりながら品質の高い成果物を素早く作成できるでしょう。

SaaS活用例

SaaSは、具体的にどんな場面で利用すると効果があるでしょうか。ここからは、業務を行ううえでのSaaSの活用例について紹介していきます。

情報の共有・最適化

関係者が同じサービスを用いれば、情報の保存先を一元化することができるため、SaaSは情報共有にたいへん力を発揮します。ファイル共有サービスを利用できるのはもちろんのこと、勤怠管理や人事などではそれぞれの業務に最適化された専用サービスを活用することで、各種情報へのアクセスが容易になり業務効率もアップするでしょう。そほのかにも、マーケティングやカスタマーサポートに便利なSaaSもあります。

マーケティングでは、MAツールが活躍するかもしれません。MA(マーケティングオートメーション)とは、見込み顧客とのコミュニケーションをとりながら育成していくプロセスを自動化することです。自社サイトへのアクセス情報やステップメールなどを活用し、ユーザーごとに自社サービスへの関心の高さをスコアリングします。サイトやメールはインターネットとのかかわりが強いため、SaaSによるMAツールとも相性がよく、マーケティング業務の効率化や最適化が期待できます。

CRM(顧客関係管理)ツールは、マーケティングからカスタマーサポートまでをカバーする、利用範囲の広いものです。顧客情報を蓄積し、問題が生じた場合には過去の記録を参照しながら対応を行えるようになります。SaaSによるCRMツールを導入すれば、顧客情報が一元化されることでより的確な対応が可能になり、顧客ロイヤリティの向上も期待できるでしょう。

社内コミュニケーション

インターネット上にはTwitterやLINEといったホビーユースでよく使われるコミュニケーションツールがありますが、それらをビジネス用途にアレンジしたようなSaaSのコミュニケーションツールも多数あります。このようなツールは社内SNSと呼ばれるもので、チャットなどで従業員同士のコミュニケーションを活発化するのに役立ちます。ビジネス用途のため、部署やチームごとのグループを設定して多人数での会話記録を残したり、ファイルの送信やタスクの進捗管理を行ったりといった機能が備わっているものが多いのが特徴です。なかには、音声やビデオで会話できる機能を備えたものもあります。離れた場所で働いている従業員同士が協力しやすくなるのはもちろん、経営層も含めた全社員が参加すれば風通しのよい企業文化を育てていくことにもつながります。

SaaSを用いたグループウェアも社内でのコミュニケーションに便利です。従業員ごとのスケジュールを管理してミーティングをアレンジしたり、テーマごとの掲示板で交流を図ったりできます。また、日報の提出や各種申請などの業務フローをシステム化できるSaaSもあります。うまく活用すれば、これまで手作業に頼っていた事務処理作業を軽減できるため、各自がより生産的な仕事に時間を割くことができるようになるでしょう。

会計業務の効率化

会計業務は正確性を求められるうえに、速さも必要な仕事です。しかし、生産に直接かかわる部門ではないため、あまりリソースを割くことができないという企業も多いでしょう。SaaSには、会計業務をサポートしてくれるサービスもあります。入力が行いやすくある程度の計算は自動でやってくれるので、ヒューマンエラーを減らすのに役立ちます。また、オンラインバンクとの同期処理や、請求書や納品書の作成機能、決算処理を行ってくれる機能なども便利です。

SaaSの会計ツールは、会計業務の担当者以外にも利便性をもたらします。入力した数値を自動的に集計し、部門ごとや企業全体の経営状況を把握できるレポートを作成する機能は、経営の意思決定にも役立つものです。従業員にとっては、交通費などの経費精算を、レシートや領収書をスマートフォンで撮影するだけで申請可能な機能もあります。経費の申請漏れを防ぐだけでなく、承認プロセスが自動化できるので細かい作業時間も削減することが可能です。

会計業務は法改正への追従も重要ですが、SaaSによる会計ツールなら対応もスピーディです。インターネット経由で常に最新版が提供されるので、パッケージ版の会計ソフトのように法令が変わるたびに新しいバージョンを買い直す必要もありません。

SaaS導入にあたっての注意点

業務に活用できるさまざまなサービスがSaaSで提供されています。そのなかには似たような機能を持ったものも多数あるため、どのサービスを導入するか決める際には、よく比較して選ぶことが必要です。ここからは、SaaSの導入時にどのような点に注意するとよいのかについて説明します。

コスト管理

一般的に、パッケージ版のソフトよりも、同等の機能を持ったSaaSのアプリケーションのほうが利用料は安くなります。そのため、これまでパッケージ版のソフトを利用していた部分をSaaSに移行する場合は、コスト面で得があると考えがちです。しかし、SaaSは通常サブスクリプション型のサービスですから、月額の利用料金が継続的にかかるという点を忘れないようにしましょう。また、1人あたりの料金設定になっていることも多いため、利用人数によっては高額になることもあります。

SaaSに限ったことではありませんが、新しいシステムの導入時には移行コストもかかります。業務を円滑に行えるようにするためには、これまでのデータをデータセンターに預けることが必要でしょう。その際の作業にかかるコストは、可能な限り事前に見積もっておいたほうがよいでしょう。場合によっては、データフォーマットを変換するための開発作業が必要になるかもしれません。また、データセンターの利用料金は、預けるデータの量に従って高くなるという点も見落としがちです。企業のデータは年々増えていくのが通常なので、数年先まで見越した計画が必要である点に注意しましょう。

既存のツールを代替するのではなく、新しいツールとしてSaaSを導入する場合は、当然そのぶんだけ支出が増えることになります。この場合のコストメリットは、SaaS導入による費用削減効果と比較して考えなければなりません。たとえば、ファイル共有サービスを導入すれば、これまで社内に設置していたファイルサーバーの管理業務を削減できるでしょう。MAツールを導入すれば、これまで人の手で行っていたマーケティング業務を削減できるとともに、営業に関するアプローチを効果的にかけることが可能になります。

業務とのマッチング

業務内容や社内文化は企業ごとに異なるので、業務効率化に適した手段も企業によってさまざまです。同様に、SaaSで提供されるサービスにも、似たようなものでも細かい違いがあります。また、SaaS型のサービスは同じ機能を多数のクライアントに提供する作りになっているため、ひとつの企業だけのためにカスタマイズを行うということは基本的にできません。どのサービスが自社の業務にマッチするのかは、事前に慎重な検討を行う必要があるでしょう。可能であれば、SaaSの導入を先行して試すチームを社内に設け、しばらくテスト運用を行ってみるとよいでしょう。そうすれば、サービス仕様や性能面で問題がないことが確実にわかったサービスだけを全社的に導入することが可能になります。

また、インターネットが使えない状況になったり、何らかのトラブルが発生してサービス自体が停止したりすると、復旧するまでのあいだSaaSは利用できなくなります。短時間でも停止すると困るような業務については、サービス品質について事前によく確認してから導入するかどうか判断しましょう。多くの場合、SaaSにはサービス品質保証(SLA)という条件が設定されています。そのなかには「サービス稼働率99.9%保証」などのような項目があります。この場合、99.9%はサービスが利用できることを保証しているわけではなく、数値を下回った場合には返金を行うという意味であることが多いため注意が必要です。また、メンテナンスのためにサービスを停止する期間はSLAの対象外となっていることもあります。

社内への教育

SaaSを導入する際は、何らかの業務改善を期待するでしょう。効果的な改善を行うには、SaaSを導入する目的について従業員に理解してもらうとともに、使い方についても知ってもらわなければなりません。そのための時間を社内で設け、説明会を開くなどして十分なレクチャーを行う必要があります。また、SaaSでは必ずインターネットを活用することになります。情報流出や不正アクセスなどのようなトラブルを起こさないようにするためには、適切な社内教育が必要です。セキュリティに配慮した社内ルールを策定し、継続的に注意喚起を行うとよいでしょう。

SaaSは、関係者全員が同じツールを利用することで最大の効果を発揮します。たとえば、CRMツールや会計ツールは、担当部署内のメンバー全員が利用できるようにすれば情報共有も円滑になります。社内SNSやファイル共有サービスなどのように汎用性が高いものは、部分的に導入すると利用できない従業員がストレスを感じる原因にもなりますので、可能な限り全社員が使えるように配慮しましょう。ただし、機密情報などへのアクセス権については適切に管理する必要があります。IT部門などで一括してユーザー管理を行うようにするとよいでしょう。

まとめ

SaaSは、業務効率の改善やコストダウンに役立つソフトウェアのクラウド型サービスです。しかし、業務の内容によっては期待した効果を得られないばかりか、余計にコストがかかってしまうこともあります。SaaSの導入にあたっては、あらかじめ性能や仕様について十分に検討しておくことが大切です。トライアル期間を設けるなどして、実際の使い勝手を見極めてから導入を決めるようにするとよいでしょう。

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