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2018-02-22

これでバックオフィスいらず!請求管理を効率化する方法

バックオフィスは確かに企業にとって大切です。しかしここで行われる業務を効率化することができれば、大きくコストを削減し、利益向上を狙える企業が多いことも確かです。

面倒な業務を効率化してバックオフィスの人員を減らし、フロントオフィス人員を増やしたいのであれば、オンラインクラウド型請求管理システムを利用してみませんか?

今回は、ひとつのシステムを導入するだけでバックオフィスいらずに?請求管理を効率化する方法について紹介します。

こんなにあるの!?バックオフィスの様々な業務

バックオフィスでは、営業や企画・商品開発といったフロントオフィス業務を支える縁の下の力持ち的業務を日々行っています。

会計や経理といったお金周りの業務、総務や庶務といった会社内部に必要な業務が主なバックオフィス業務です。

会計や経理では、日々上がってきた伝票をもとにひたすら売上データを入力、銀行口座をチェックして入金があれば入金管理。毎日経理処理が正しいかどうか一日の終わりに締め業務を行い、さらに毎月、毎年決算を行っています。

総務や庶務では会議の準備や来客対応、給与計算、勤怠管理などの細やかな業務が行われています。

どちらの業務も、とても細かい作業が多い上にミスも許されません。その為ある程度の人員が確保されていますが、この作業を効率化することができれば企業にとって大きなプラスになることは間違いありません。

バックオフィスの中でも面倒なのが請求管理業務

これらバックオフィス業務の中でも、特に面倒な作業を強いられているのは請求管理業務でしょう。経理担当は請求管理業務でどのようなことをやっているのか見てみると、「どうにか効率化したい」と考える経営者も多いはずです。詳しくみていきましょう。

 請求データの作成

販売管理ソフトや自社で作成したエクセル表などから販売データを取り出し、請求データを作成します。

請求書の作成

請求データの内容を請求書におこしていきます。1顧客に対し1枚ずつ作成します。請求書のミスは許されませんから、慎重に間違いがないように作成後も何度かチェックしていきます。

プリントアウト

作成した請求書はプリントアウトし、一枚ずつ押印していきます。朱肉が乾く前にたたむと請求書が汚れてしまうので、朱肉が乾くまで待ってから三つ折りにします。封筒の宛名も印刷しておきます。

 封筒に入れ郵送

封筒の宛名と請求先に間違いがないよう、慎重に封筒に入れます。確実にミスが起こらないようここで何度かチェックを行う会社も多いでしょう。

間違いがなければ1つずつ封をして、郵送します。

入金確認・未収金の督促

請求書に記載された入金期限までに入金がなかった場合、未収金の督促を行わなければいけません。最初はメールや封書で軽く支払いを促し、それでも対応されない場合には上司に相談し対応を協議していく必要があるでしょう。

請求管理を代行すれば仕事の効率が改善

このようにバックオフィスの中でも多くのリソースを必要としているのが請求管理業務です。今すぐ請求管理業務の負担を軽減し効率化したいのであれば、請求管理システムの導入をおすすめします。

特に検討したいのが、クラウド型の請求管理システムです。クラウド型なら初期費用もほとんどかからず、簡単に導入・運用でき、大変な請求管理業務もそのほとんどを自動化してくれます

請求書の作成・送付はもちろん、入金データから売掛金の管理まで行ってくれるサービスを選ぶことで、単なる請求業務だけではなく経理業務の一部まで自動化してくれるでしょう。

さらに自動で請求管理を行う代行会社の中には、決済業務全般を代行してくれるサービスもあります。どちらを選ぶかは企業規模や事業内容によって変わってきます。多くの商品やサービスを販売している企業や、法人向けECサイトを運営している企業には決済業務と請求業務を一連で行う代行サービスが合っているでしょう。

リカーリングビジネスやサブスプリクション方式でビジネスを展開している企業には、自動継続請求に対応している請求管理システムがおすすめです

まとめ

経理におけるバックオフィス業務の「困った」を解決できるソリューションを探しているのなら、まずは請求管理業務からアウトソースしてみましょう。初めての請求管理システム導入ならば、使い方簡単なクラウド請求管理システムがおすすめです。

インターネット上ですべて解決できるクラウド型ならば、ソフト型の管理システムとは異なり、社内のどのパソコンでもシステムにアクセスできるようになります。

多くの企業で導入され、満足度も高い請求管理システムを選び、バックオフィスの負担を軽減していきましょう。

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