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2018-02-22

【経営者必見】請求業務をアウトソースルするメリットとは?

社員が日々どのような業務をしているのかわからない経営者の方、実は現行の作業方法よりも業務効率化を目指しコストを削減、さらに利益向上にもつなげられるシステムがあるということをご存知でしょうか。

当たり前のように社員が行っている仕事をアウトソースすることで、様々なメリットを得ることができます。今回は、請求書発行だけではない、請求書業務全般をアウトソースすることで生まれるメリットについて紹介します。

請求業務をアウトソースするメリット

請求業務をアウトソースできる「請求管理システム」を導入することでどのようなメリットが生まれるのか見ていきましょう。

見えないコストの削減

明らかな支出の減少につながるコスト削減はすべてやりつくしている企業にこそ、請求管理システムの導入をお勧めします。請求業務では、煩雑になった作業の負担によって、気づかぬうちに見えないコスト、つまり人件費がかさんでいます

企業成長とともに増える請求書発行数に入金消込作業工数、それを追いかけ必死にこなす経理担当の社員たち。気づけば請求業務や入金管理に業務が圧迫され、日常業務にまで影響、その結果残業が増えている、こんなことがバックオフィスで起きていませんか?請求管理システムを導入し、見えないコストを削減しましょう。

ヒューマンエラーの改善

請求業務をアウトソースすると、これまでたびたび起こっていたヒューマンエラーを改善することができます。

ヒューマンエラーは本当に単純な部分でこそ起こりやすい、という特徴があります。例えば請求する商品の数の桁を1つ間違えてしまったり、請求先を誤ってしまったりすることもあるでしょう。

宛先と中身の異なる請求、請求書の発行忘れ、発送漏れ、未収金チェックの失敗による督促漏れ、入金チェックの失敗による過請求といったミスも考えられます。

こういったミスによって、取引先から信用を失い取引が解消されてしまうこともあるでしょう。取引の解消に至らなくとも、取引先には不信感や苛立ちを抱かせてしまうことに繋がります。

しかし請求管理システムなら、請求書の発行・送付は自動で行われます。請求管理システムの導入によって、これら自社にとって大きなリスクをはらんでいる請求業務のヒューマンエラーを解消することができるのです。

請求業務をアウトソースする際の注意点

メリットの多い請求管理システムも、導入の際には次のことに注意しなければいけません。

自社に合ったシステムを選ぶこと

現在、請求管理システムを行う会社は多数あります。しかしどれが自社に最適なのか、よく見極めて選ばなければ導入とランニングコストがかかっただけで思ったような効果が得られないことがあります。

まず注目したいのが、現在自社で利用している会計ソフトや顧客管理ソフトと連携できるシステムかどうかという点です。次に利用している決済手段に対応しているか、そして請求管理システムの利用料金が予定の範囲内であるかも大切です。

取引先への通達

請求管理システムを導入し、請求業務を自動化する際には必ず取引先へその旨をお知らせしましょう

システムの導入により請求書の様式が変更になること、請求書の封書が変わり、郵送ではなくメールで請求書を送付することなどを事前に通達しておき、取引先が混乱しないようにします。

ノウハウがなくなってしまう

これまで自社で行ってきた業務をアウトソースすることで、この先自社内にはその業務についてのノウハウが蓄積しなくなります

この先も継続して請求管理システムを利用するのであれば問題ありませんが、いつか利用をやめてしまったとき、社内には請求業務を正しく行える人員がいなくなるという点は理解しておきましょう。

請求業務をアウトソースする企業の選び方

最後に、請求業務を自動化してくれる請求管理システムの選び方を考えてみましょう。

自社の規模に合っているか

請求管理システムには利用料金が安いものもありますが、必要な業務が入っていなかったり、毎月利用できる請求書発行数に上限があったりと、実際に使ってみると「使えない」ものも多くあります。

これから成長が見込める企業やすでに一定の取引がある企業であれば、請求業務を一括して自動化できるもの、そして督促業務まで行ってくれるシステムを選びましょう

新事業にもついてこられる請求管理システムを選ぶ

この先新しい事業展開を考えているのなら、その事業にも利用できる請求管理システムを選ばなければいけません。

特に継続課金ビジネスや会員型ビジネス、従量課金サービスを始めるという企業には、こういったビジネスに特化した支援パッケージを用意している請求管理システムか、クラウド型で常に新しいバージョンを提供してくれる請求管理システムがおすすめです

まとめ

請求業務の一括アウトソースでコスト削減をめざす企業は、今すぐにでも請求管理システムを導入するべきです。これから成長していくベンチャーやスタートアップにも欠かせない請求管理システム、選ぶべきは「クラウド型」です。

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