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2018-02-22

業務の自動化!入金消込ソフトの導入で働きやすい環境作り

徹底した業務の効率化を目指したい経理担当の方が最も自動化したい作業、それは入金消込作業でしょう

毎日入金されているかを確認し、入金日をエクセルに手入力、決済方法と入金金額を確認しデータ化、そして毎月締めには売掛金の消込作業を1件ずつ行う。これほどまでに膨大かつ面倒な作業を自動化できるとしたら、経理担当者は心身ともに大きなストレスから解放されるに違いありません。

今回は、業務の自動化で働きやすい環境づくり!入金消込ソフトについて紹介します。

入金消込とは?

入金消込とは、すでに売掛金としてあげていた未決済の仕訳を決済後に売り上げとして処理する経理業務のことを言います

企業間取引では掛け売りがスタンダードになっています。売り上げが発生した日(商品やサービスを取引先に届けたとき)に代金を支払ってもらえないため、決算上発生主義に基づいて売掛金を計上しなければいけません。

その後、実際に入金されたとき、売掛金を帳簿上から消し、代わりに売上を計上します。

仕訳のイメージはこのようになります。

取引発生時には発生主義に基づき借方に売掛金、貸方に売上高というように仕訳処理を行い、入金確認後は借方に現金を、貸方に売掛金を入れることで売掛金を仕訳帳簿から消し込みます。

なぜ売掛金の消込が必要なのかというと、売掛金は企業にとって負債と同じだからです。帳簿上にいつまでも負債を置いておくわけにはいきませんから、入金があればすぐに売掛金を帳簿上から消し、負債がない状態にしなければいけません。

もしいつまでも消えなかった売掛金が、取引先の倒産などによって回収不能になったときには、最終的に貸倒損失を計上し売掛金を消し込みます。

銀行振込の消込作業は大変

さらに消込作業は、決済方法が銀行振り込みのとき業務が複雑になるという特徴を持っています

最後まで消込を行い、売掛金と売り上げのデータを突き合わせ、月の締めを行う時に消えていない売掛金があり帳簿上の金額が合わない、という事態は経理担当者なら一度は経験したことがあるでしょう。

そしてそのほとんどは、銀行振り込みのデータ入力間違いが引き起こしたミスだったのではないでしょうか?

銀行振り込みを確認しながら行う消込作業では、入力ミス、目視ミス、入力忘れなどが頻繁に起こります。その理由は「通帳を見ながら入力作業を行う必要があるから」に他なりません。

複数ある銀行口座、その小さな通帳に書かれた振込人名義はカタカナで見づらく、さらに振込日と入金額のずれなど、様々なミスを誘発します。

しかし、企業間決済は慣例から銀行振り込みや口座振替が利用されていることが多く、面倒でもミスやエラーが多くてもこの方式から脱することができませんでした。

消込作業を自動化する方法

ところが近年、この消込作業を自動化する方法が生まれました。これまでも会計ソフトなどで消込作業は行えたかもしれませんが、結局のところ手入力でミスが減らない企業も多かったでしょう。

消込作業の自動化に加え、ミスのない月次決算を叶えてくれるのはクラウド請求管理システムです。

クラウド請求管理システムは、複数の決済方法から入金されたデータを一元管理し自動消込。入金からリアルタイムで行われる自動消込はミスがなく、常に正しい経理処理を行います。

さらに決済代行サービスや会計ソフトと連携できるクラウド請求管理システムを導入することで、面倒な業務をすべてアウトソースしヒューマンエラーゼロの経理が叶えられるでしょう。

人員を増やしても減らなかった請求ミスや決算処理のミスもなくなり、業務が大幅に効率化されます。

クラウド請求管理システムを選ぶときのポイント

入金消込の業務効率化を徹底したいのであれば、クラウド請求管理システムを選ぶ際に注目したいのは次の点です。

  • 顧客管理ソフトと連携できるか
  • 会計ソフトと連携できるか
  • 決済代行サービスと連携できるか

これまで利用していたソフトを活用できる請求管理システムを利用することができれば、システム導入時に新たなシステムを構築したりオプションサービスに加入したりという無駄なコストを省けます。

顧客管理と会計ソフトと連携できる請求管理システムなら、売上データからマーケティングや経営戦略を練る際にも大いに活躍してくれるでしょう。

さらに決済代行サービスと連携している請求管理システムなら一切の無駄やミスがなく、請求、決済、入金消込、再請求、督促まで自動で管理してもらえます。

多様な決済手段も簡単に導入できますし、それに対応した請求業務も自動化されますから、これほど楽なことはありません。

まとめ

全国の経理担当者の頭を悩ませてきた入金消込作業も、クラウド請求管理システムを導入することで業務を自動化できることがわかりました

これからの時代、すべてを人の手で行うのは業務上効率がとても悪く、賢い選択とは言えません。コストを削減し業務負担を軽減することで成長できる企業も数多くあるはずです。

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