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2017-09-14

知っておいて損はない!経理業務自動化に潜むリスクとは?

クラウド会計を導入することで、経理業務が格段に効率化できる時代。
みすみすそのチャンスを逃す手はないのでしょうが、経理業務を自動化することにもリスクはあります。
これまで人間の手によって行われてきた経理現場のさまざまな作業をクラウド化する意義とリスクについて考えてみましょう。

1.クラウド会計利用に待ち受ける落とし穴とは?

クラウド会計は、クレジット利用明細やネットバンキング上の取引などのオンライン情報を取り込み、自動で会計業務を行うシステムです。
最初に処理方法を覚えさせれば、次回からは取り込んだ情報を元に処理方法を予測・提案してくれるという優れもの。

しかし、業務の効率化が図れて便利なことこの上ないと歓迎する一方で、全部やってもらって大丈夫なのかという不安は、
やはり血の通った人間なら誰しもがうっすらと感じるものなのかもしれません。
その不安が的中しないよう、前もってリスク管理しておくことが重要です。
経理の自動化にどんなリスクがあるのか、具体的に見ていきましょう。

1-1.税務調査でまごつくおそれがある

経理を自動化した場合、基本的にクラウド会計ソフトというのは、過去のデータを元にしてその後の経理作業を進めていきます。
パターンを知ることで、数字を応用していくわけです。
しかしながら、クレジット明細やネットバンキングでの取引の中には、会計上の処理と税務上の処理が異なるものも含まれています。
このような別個の経験を必要とする判断は、クラウド会計にはできません。

一方で、自動化に対応するために、オンライン決済などが増加し、データは自動取り込みがメインとなります。
これにより、故意に人が数字を操作するような機会は激減するでしょう。
自動経理システムは、淡々と取引履歴を確認できる「客観的資料」を完成させることができるので、税務調査する側はチェックしやすくなります。

スムーズに調査が進む反面、調査される側は、いざその時になって、個別の税務処理が必要だった取引について把握していなくて大慌てということになりかねません。
せっかく自動化して楽になったと思ったのに、データをすべて洗い直すという面倒も起こりえるのです。

1-2.自動化に頼りすぎると人間の能力が鈍化する

自動化するのは、あくまで入力などの単純作業が中心です。
しかし、それまで経理業務に膨大な時間と労力を費やしてきた従業員は、その辛さから解放され、
さらにその「ラクさ」に慣れてしまうことで、自動化システムが万能であるかのように錯覚してしまう恐れがあるでしょう。

はじめのうちは、自動化された会計処理に問題がないか心配で、担当者によるチェックを欠かさないかもしれませんが、
徐々に自動化に慣れて油断が生じ、目視も忘れて完全に依存してしまわないとも限りません。

こうした気の緩みは、間違ったデータを元に間違った会計処理が進行していることを見落としてしまう可能性を高めるとともに、
従業員自身の自発性や責任感を鈍化させるリスクにつながるとも言えるでしょう。

2.業務は効率化して人材は有効活用!クラウド会計との上手なつき合い方とは?

リスク管理さえしっかりとできていれば、経理業務の自動化はいいことづくめです。
浮いた時間やマンパワーを、生産的に活用することができます。
クラウド会計と上手につき合うことが、経理自動化のメリットを最大限に活かす鍵となるでしょう。

そのために重要なキーワードの1つは、税理士です。
税理士は帳簿や書類の作成担当だと考えていた人も、経理業務の自動化により、税理士の存在意義を見直すことになるでしょう。
税理士は、税務のすべてを知り尽くしたエキスパートです。
入力や仕訳などの帳簿管理がラクになったのであれば、税理士と経理担当双方の空いた時間や手間を利用し、経費の見直しや節税について力を注ぐこともできます。
税理士に融資や資金繰りに関する相談をすることで、財務状況の改善につなげることもできるでしょう。

もう1つ大事なものは、やはり人間の生きた能力です。
経理の自動処理に対して、常にリスク管理を怠らず、目でチェックし、頭で判断する習慣を徹底させることこそ、自動化した業務が最大限に活かせるというもの。
作業はラクになったけれど、従業員のモチベーションや能力が下がってしまったら元も子もありません。

効率化されて活用できる時間が増えたのなら、その時間をどう使うのか、明確なビジョンと目標を立てることが大切だと言えるでしょう。

3.まとめ

クラウド会計による経理の自動化は、煩雑な作業が多い会計の現場に革命をもたらす画期的なシステムです。
しかしながら、これは人間が自分の能力を高め、単純作業に充てていた時間に生産性を持たせるためのサポートに過ぎません。
依存し過ぎずることのないよう、賢く上手に利用することで、業績をどんどん右肩上がりにしていってくださいね。

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