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2018-02-22

【プロが教える】Web請求書の解説とオススメサービス

紙でプリントアウトした請求書の時代はもう終わり?これからはWeb請求書を活用し、業務を効率化させていきましょう。

しかしWeb請求書を提供しているサービスは数多くあり、申し込みだけで無料で使えるものから毎月定額料金で利用できるもの、決済データと連動して完璧な請求書を仕上げてくれるものまで様々です

自社に必要なWeb請求書サービスはどれなのか、迷ったときにはこれから紹介するおすすめサービスを参考に選んでみてください。

Web請求書とは?

Web請求書とは、その名の通りWeb上で請求書を送付することを言います。請求書の作成は、エクセルやワードに手入力後PDF出力を行うのがスタンダードですが、請求書作成サービスを利用して自動でPDFを作成する方法もあります。

作成されたPDFファイルは、メールに添付し取引先に送信します。少し前までは手入力したデータをプリントアウトし、三つ折りにして封筒に入れ、封をして郵便で送付するという請求方法が一般的でしたが、現在ではWeb請求書を導入する企業が増え、ペーパーレス請求が当たり前になってきました。

ここで心配になるのが「紙以外の請求書に効力があるのか」という部分ですが、請求書はPDFでも問題なく効力を発揮します。電子署名は紙でいう押印と同じ効力を発揮しますので、Web請求書も安心して利用できるのです。

Web請求書導入の3つのメリット

請求書として問題なく利用できるとしても、従来の紙方式からWeb請求書に転換する企業が多いのはなぜなのでしょうか。従来通りの方式から変える意味が見いだせない!と感じている方に是非とも知ってほしいのが、Web請求書導入によって得られるメリットについてです。

ここからは、Web請求書が叶える3つのメリットを見ていきましょう。

コスト削減

Web請求書のメリットとしてまず挙げられるのがコストの削減です。ペーパーレスによってまず印刷機のトナーやインク代をはじめとした消耗品費の削減、郵送代の削減が図れます。

毎月多くの請求書を発行している企業であれば、すぐにでもコスト削減の効果を感じられるでしょう。

業務の効率化

わざわざプリントアウトし封入して発送。これがなくなるだけでも業務は大きく効率化します。すべてがパソコン上の処理で完結するWeb請求書を活用することで、業務上の無駄を省くことができるでしょう。

これなら締め日でも毎月慌てず業務にあたれます。クラウド請求管理システムは請求書の再発行も簡単に行えるというのも魅力のひとつです。

請求書管理の効率化

さらにWeb請求書には発行した請求書の保管・管理が容易になる、というメリットがあります。データ化された請求書は検索も容易になりますし、もし誤って元データを削除してしまったときにも送信履歴から簡単に復元できます。

Web請求書を導入する時の注意点

これほど便利で利点の多いWeb請求書ですが、導入する際にはいくつか注意しておかなければいけないことがあります。

インターネット環境の有無

「インターネット環境があって当たり前」の時代ですが、取引先によってはもしかするとインターネット環境が整っていない会社もあるかもしれません。

Web請求書の導入に当たっては、まず取引先にこれからWeb請求書を利用する旨を伝え、インターネット環境の有無を確認しておきましょう。インターネット環境はあるが自社メアドがない、といったことも考えられますから、請求書を送付できるメールアドレスがあるか、送信先はどこにしたらいいのかもチェックします。

Web請求書で問題がないか確認

インターネット環境は問題なくあっても、Web請求書を利用しないでほしいという企業もあります。そういった企業が取引先であった場合には、柔軟に対応したほうがいいでしょう。

Web請求書を利用できる取引先と利用できない取引先とを分け、Web請求書と紙の請求書両方を活用します。

請求書のひな型について

これまで、取引先に合わせて請求書を発行していたという企業もあるでしょう。取引先が指定する請求書のひな型があれば、それに準じなければいけません

ただし、Web請求書を利用していいか確認してみると「こちらのひな型に合わせなくてもいい」という取引先も出てくるかもしれません。

まずはすべての取引先に「Web請求書の導入」についてお知らせし、問題があると返答があった企業に対しては柔軟に対応する、という手順で進めていけば、紙の請求書からWeb請求書への変更もスムーズに行えるでしょう。

まとめ

簡単便利なWeb請求書、さらなる業務の効率化を目指すのであれば、請求管理を自動化できるクラウド請求管理システムの導入がおすすめです。

すでに利用している顧客管理システムと連携する請求管理を利用すれば、自動で請求書を作成・送付してくれるサービスもあります。さらに取引先に合わせた請求書発行・送付も叶えてくれるでしょう。

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