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2018-02-21

請求業務を代行することで得られる3つのメリット

近年、多くの企業で取り入れている請求業務の代行サービス。このサービスを利用して効果があるのは大企業のみというイメージがあるかもしれませんが、多くの中堅・中小企業でも活用しています。

なぜ多くの企業が請求業務を委託するのか、今回は請求業務代行サービスを利用することで得られる3つのメリットについて紹介します。

「請求業務」とは何か?

請求業務とは、取引先に提供した商品やサービスの代金支払いを求めるために行うものです。

企業間の取引・決済においては、先に注文を受けてサービスや商品を提供し、代金は後払いとなります。後払いの場合、決められた期間で発生した取引についてまとめて請求を行います。前回の請求で入金されていないものや繰越金があればそちらも請求します。

そのため、請求書作成の際には決められた期間に発生した取引、繰越金をすべて抽出し、間違いや請求漏れ、過請求などがないように請求書を作成しなければいけません。取引先と取引量が多ければ多いほど難航するのが請求業務です。

請求書の発行・送付方法も取引先によって変えなければいけないことがあります。具体的にはプリントアウトして封筒に入れ郵送するのか、PDFファイルをメール送信するのか、といったことです。

業務の効率化が進んでいない企業では、エクセルファイルで1件1件手入力しなければいけないこともあるでしょう。取引先が数件なら業務負担はそれほどでもないかもしれませんが、何十件と取引がある場合には毎月の請求業務はかなり負担が大きいと言えるでしょう、

請求業務って誰の仕事?

このように面倒な請求業務、社内では一体だれが行っている仕事なのでしょうか。一般的には経理担当の業務ですが、中小企業では誰の仕事といったことがなく、経理担当以外の社員が請求業務の一端を担っていることがあります。

営業担当のはずが請求業務までしている

小さな会社でよくみられるのが、営業担当の社員が請求業務の一部を負担しているというケースです。この場合、自分でとってきた案件、担当の案件は受注された営業担当が請求業務を行っています。

毎日外回りで会社に貢献している営業担当が、月末になると事務所にこもって何やらパソコンに向かっている。毎日営業の後、夜遅くまでその日受注したものをパソコンに打ち込みデータ整理をしている。これでは本来営業が行うべき業務がおろそかになってしまいます。

経理担当が請求業務をしている

経理担当が請求業務をするのは至極当たり前のことと感じるかもしれませんが、経理担当は入金管理や決済データの処理などその他の業務にも追われています。これらは主に月末に作業が集中することから、月末になると夜遅くまで作業している経理担当者も少なくないでしょう。

とくに中小企業では、経理に人員を割くことができず、極少人数に大きな負担を強いていることがあります。経理業務は誰でもできると軽視されがちな業務ですが、その実企業において重要な役割を担っていることを忘れてはいけません。

経理担当者のみに請求業務を任せていると、作業量が社員のキャパシティをオーバーし経理担当者が育たないうちに離職してしまうというリスクも孕んでいます。

請求業務を代行するメリット

このように社内業務で大きな負担となっている請求業務は、請求代行サービスを利用し業務を軽減することで企業に次の3つのメリットをもたらしてくれるでしょう。

業務効率化でコスト軽減

請求業務代行を利用することで、基本的には請求書の作成・送付の業務から社員が解放されます。その他、利用する請求代行サービスによっては、入金管理、督促まで行ってくれる会社もあります。

請求代行サービスは毎月の利用料が気になる、という企業もあるかもしれませんが、業務を効率化することでこれまで残業代や休日出勤としてかかっていた人件費を大幅にカットすることができます。

請求に関する不安をすべて解消

請求業務で一番恐ろしいのが、ヒューマンエラーによる請求ミスです。大きく経費をかけて支払請求を行い、ミスをして取引先企業からの信頼を失うのではリスクが大きすぎます。

請求業務代行サービスを利用することで、毎月確実に請求業務が行われ、請求に関する不安をすべて解消してくれるでしょう。

未収金リスク回避

企業間決済においては、支払い漏れや未収金の発生はたびたび起こります。未収金の回収に骨を折っているという企業も多いことでしょう。

そんな時は、未収金の督促業務までサービスに入っている請求代行会社を利用しましょう。メールや電話で督促を代行してくれます。督促業務という精神的負担が大きい業務も、請求業務代行会社に任せておけば安心です。

まとめ

経理担当だけではなく営業担当社員のリソースまで奪ってしまう請求業務も、請求業務代行サービスを利用することで業務負担軽減だけではなく、コスト削減までできてしまうことがわかりました。

経費は必要なところにかけ、無駄なコストはカットする。請求業務代行会社は健全な経営に欠かせないサービスと言えるでしょう。

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