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2018-01-30

煩わしさにサヨナラ!決済代行会社に消込を任せたほうがいい3つの理由

商品を販売した後、代金を請求し、代金の回収を行って初めて売り上げになります。掛け払いによる販売をしていると、毎月売り上げと売掛金、未収金のチェックは欠かさず行っていることでしょう。

しかし会社の成長とともに売掛金の件数も増え、それに伴い「消込」による事務作業も増大していきます。

ネットショップやECサイトを運営している会社共通の悩み、「消込」の負担を解消したいのなら「決済代行会社」を利用するといいでしょう。毎月の経理作業が驚くほど効率化される、「決済代行会社」に消込を任せたほうがいい3つの理由をご紹介します。

「消込」とは何か?

消込には「入金消込」と「支払消込」の2種類があります。どちらも「掛け払い」によって売買した際に発生するものです。

入金消込とは

入金消込とは、顧客から代金の回収をしたあと、帳簿上の「売掛金」を「売上」に変える事務作業のことを言います。

一旦商品を掛け払いで販売すると、帳簿上は商品販売に対し売掛金が残ります。すべての掛け売りに対して後程消込作業をしていきますから、取引数の多い会社であればあるほど消込作業は経理業務を日々圧迫していきます。

通常、入金消込は月に一度行い、未入金のものがないか一件一件照合しながら確認しなければいけません。

支払消込とは

支払消込とは、入金消込とは逆に、こちらが後払いで商品を買った際の買掛金を支払った後に行う作業のことです。こちらも会社の規模が大きくなるに従い件数が増えていくでしょう。

入金消込と同じく月に1度行い、未決済の取引がないか丁寧に確認していきます。入金消込と支払消込、どちらも行うのは経理担当者にとって大きな負担となるのは間違いありません。

消込作業が抱える問題とリスク

消込作業はその負担の大きさが問題となるのはもとより、経理担当者の目視による消込には少なからずリスクがあります。

実際の消込作業

消込作業では、作業を行う担当者が銀行振り込みの履歴を頼りに顧客データと照合し、入金が確認できたデータから一件ずつ消込を行っていきます。ネットバンクの口座は取引情報をダウンロードし、一般的な銀行口座の入金履歴は通帳を片手確認します。一日中パソコンと向かい合う、とても地味で根気のいる作業です。

いくつもの銀行に入金用口座を持つ会社であれば、その労力は計り知れません。ネットショップやECサイトなど、企業だけではなく個人を相手に取引を行う場合、毎月の消込件数も膨大です。月に一度とはいえ、この作業が経理担当者を憂鬱にさせていることは間違いないでしょう。

消込作業のリスク

作業の効率化が求められている現代で、このようにアナログで非効率的な消込作業にはリスクが隠れています。それは「ミスが起こりやすい」ということです。

どんなに優秀な社員であっても、何百という取引データからミスなしに消込作業を行うことはできません。そのため何度も確認作業を行いますが、取引データが多すぎて確認作業さえも時間がかかりすぎてしまいます。

消込作業のミスによって、すでに入金している顧客に請求書を送ったり、逆に入金していない顧客へ請求漏れがあったりという事態が起こります。

そして消込作業によるミスは、消込作業を行った社員に責任が及ぶでしょう。これでは社員の作業的負担だけではなく精神的負担も大きく、優秀な人材が流出してしまう原因にもなりかねません。

決済代行会社を利用する3つのメリット

このように煩雑な作業を強いられる消込は、毎月の決算を遅らせる要因の一つにもなっています。取引データが数十件程度のうちは手作業でもなんとかなりますが、数百件の規模になったのであれば「決済代行」の導入を考えましょう。決済に関する業務をアウトソースできる決済代行会社を利用するメリットは主に次の3つです。

入金状況を確認する手間が省ける

決済代行を導入すると、今まで手作業で行っていた入金状況のチェックがとても簡単になります。決済代行会社に業務をまかせることで、後払いで受けた注文の入金状況はすべて決済代行会社が行ってくれます

それどころか、請求、消込、督促のすべてを行ってくれるため、ミスもなく請求漏れや過剰請求のリスクも回避できるのです。

注文単位での入金管理を実現

注文単位で入金管理を行うことのメリットは、請求間違いや入金額の間違いをすぐに発見でき、リスクを回避できることです。決済代行を導入すると、顧客単位ではなく、注文番号からデータを追い、入金管理を行います。

これにより、注文を受けた分の入金がされているのかすぐにわかり、管理しやすくなります。

他の決済方法と一元管理ができる

決済代行会社を利用するメリットとして、「様々な決済方法での入金を一元管理できる」ということが挙げられます。

銀行振り込みだけではなく、クレジットカード、コンビニ払い、キャリア決済など、豊富な決済手段の中から顧客が自由に決済方法を選ぶことができるようになります。しかもその情報は決済代行会社が一括して管理し、決済代行を導入した会社は一本化されたデータを確認するだけです。

決済代行を導入することで、豊富な決済手段を利用できるようになるだけではなくデータも一元管理できるようになるのですから、決済代行会社を利用しない手はないですよね

まとめ

決済代行を導入することで、これまで大きな負担を強いてきた経理担当者の業務だけではなく、会社としてのリスクも減らすことができるでしょう。

さらに豊富な決済手段を利用できるようになるにもかかわらず、入金は一元管理され確認作業もスムーズになります。

このような決済代行会社と連動して、請求管理に特化した請求管理サービスを利用するとさらに負担が軽減し、決済から請求、入金管理までをミスなくスムーズに行うことができます

決済代行と請求管理を連携させることで、売上管理もよりわかりやすくなり、社内での情報共有も楽に行えるようになるでしょう。

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