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2018-01-30

【若手社会人必見!】請求業務の流れと効率化をプロが徹底解説!

新社会人になり右も左もわからぬまま、いきなり忙しそうな部署に配属。先輩たちの仕事を見ていると、どうやら請求業務を行わなければいけないようです。

1円間違うだけで大問題に発展するのがお金の管理です。請求業務に間違いは許されないのにもかかわらず、業務が複雑で覚えきれない。そんな方のために、請求業務の流れと効率化について徹底解説します。

請求書を巡る業務の流れ

まずは請求書はどのように発行され、請求書を受け取った側はどのような業務を行っているのか見ていきましょう。

請求内容を確定させる

まずは1か月分の取引を整理し、請求内容を確定させましょう。営業から上がってきた伝票を取引先ごとに分け、抜けがないようまとめていきます。エクセルなど表計算ソフトで、取引先ごとの請求データをまとめておきましょう。

請求書を作る

いよいよ請求書を作ります。多くの会社で、テンプレートとなるエクセルファイルがあるはずですので、テンプレートにかかれた必要項目を埋めていきます。

まとめた請求データと伝票に間違いがないか再び確認しながら、手入力で請求書を作成します。この時に注意したいのが、「支払いサイト」です。支払いサイトとは、請求から支払期日までの期間のことで、顧客の支払いサイトが30日なのか60日なのか確認し、支払期日に間違いがないよう注意しましょう。

作成した請求書を発送する封筒を作成するため、発送先住所などを封筒にプリントし、「請求書在中」と記載。作成した封筒に請求書を入れ、発送してやっと請求業務が完了します。

請求書を受け取った取引先はどんな業務をしているのか

請求書を受け取った後、納品されたものと請求されている金額に間違いがないかチェックをします。支払期日、支払い方法も確認し、間違いがなければ期日までに代金を支払います。支払った後は、帳簿上の買掛金の消込作業を行い、請求に関する業務を終了します。

請求業務で注意したいこと

会社の売り上げをしっかり回収できるかどうかは請求業務にかかっています。請求業務に潜むリスクをきちんと理解し、正しく請求業務を行いましょう。

請求業務は誰がやるべき?

請求業務は誰がやるのか。一般的には経理担当者が行いますが、会社によっては営業担当者が行うこともあります。特に小さな会社では、経理担当者の負担が大きすぎてしまい、請求業務まで手が回らず営業担当者が手を貸しているということがあります。

しかし、営業担当が請求業務を行うことで、会社の売上自体を減らしてしまう結果にもなりかねません。営業担当のリソースを請求業務に奪われることで、新規顧客開拓のチャンスも減らしてしまうでしょう。これは経営上大きなリスクをはらんでいます。

人力の請求業務には横領リスクがある

請求業務担当者や営業担当者が、業務上横領を行うケースは少なくありません。ニュースになるような大きな横領はまれですが、細かな横領であれば簡単にできてしまうのが現状です。

例えば取引自体を隠匿し、取引先には口頭で請求、請求した痕跡も入金した痕跡も残さず、そのまま営業担当者が売り上げを着服していたという横領も実際にあります。

請求業務を手動で行っている会社は、少なからず横領のリスクを抱えていることを理解しましょう。

請求業務システムの導入で業務を効率化!

このような請求業務に潜むリスクを回避しつつ、業務全般を効率化させたいのであれば、請求業務システムを導入しましょう

使いやすい「クラウド請求管理サービス」を利用することで、大きなメリットを得ることができます。

手作業の不満点・リスクを解消

クラウド請求管理サービスを利用すると、インターネット接続環境があればいつでもどこでも請求管理が可能になります。請求書は自動で発行、郵送まで行ってもらえるため、請求業務が一気にIT化・自動化され、手入力や手作業の手間がなくなります。

パソコンを立ち上げ、奥深くにあるファイルを開き、再び奥深くへ新規ファイルを保存するといった、エクセル特有の手間がありません。また、ファイルの上書き保存や削除によるリスクも回避されます。

経理業務の電子化で社員の負担を減らす

入金管理、請求管理、未収金確認、繰越金処理、請求督促、代金回収の確認。これらの業務を経理担当者にすべて任せている会社も少なくないようですが、これでは経理担当者の負担が大きすぎることは火を見るよりも明らかです。

毎月月末は残業続き、このような状況が続けば退職してしまう社員も出てきてしまうでしょう。業務効率化を徹底的に図るのであれば、クラウド請求管理サービスを利用し、すべての業務を代行してもらいましょう。

まとめ

企業にとって一番大切なのは、代金の回収です。企画・開発・営業すべての人が力を合わせて業務にあたっているのは、会社の利益のためです。そこにもっとも関係している請求業務や経理業務を軽視していると、会社に大きな損失を与えてしまうこともあります。

便利で使いやすいクラウド請求管理サービスを導入し、社員の負担を減らしながら会社の利益も上げていきましょう

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