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2017-08-11

オフラインVSオンライン!どっちの請求書が優秀? 

いま現在、エクセルなどいわゆるオフラインで請求書作成をしている方、仕事の効率に満足していますか?
手書きでの請求書作成時代を経験しているなら、エクセルも十分に便利で不満はない、そんな方もいるかもしれませんね。

でも、クラウド経理の世界はまさしく日進月歩。
オンライン請求書作成の便利さは、体験してみて初めてわかる驚きの連続なのです。
ここではオフラインとオンラインの請求書作成ではどちらがすぐれているのか、徹底比較してみます。
ぜひ、参考にしてくださいね。

1. 昔ながらのオフライン請求書作成方法

 

オフラインで請求書を作成する方法はいくつかありますが、まず挙げられる手段はワードかエクセルの使用です。
無料で利用できるテンプレートをダウンロードし、自社名や取引先名、金額・日付を入力していけば完成します。
もちろん、テンプレートを使わずに、「請求書」と文字入力するところから、すべて自分でカスタマイズして作成することもできます。

当然のことながら、オフラインの最たるものである、手書きでの請求書作成も可能です。
パソコンを使わないという意味では、情報の流出やうっかり消失させるなどのリスクが最も少ない方法ではあるでしょう。
また、一文字ずつ書き込んでいくので、頭にしっかり入り、記憶にも残りやすいと言えます。

ひとつ言えるのは、請求書作成の形態に関しては何ら「縛り」がないということです。
記載されている事項が必要十分であれば、手書きでもワードやエクセルでも構いません。
必ず請求書に含まれていなければならない事項をまとめてみましょう。

・請求する側の氏名
・請求する側の所在・電話番号
・請求される側の氏名
・請求内容
・請求金額
・取引日の年・日付
・振込先の口座番号等

他にも、記載されていてもいなくても良いですが、あると気が利いている項目もあるので、以下に挙げておきます。

・振込期限
・消費税額
・印鑑
・請求番号

2. オンライン請求書作成ツール導入のメリットとは?

オフラインで請求書を作っても何の問題もないと感じている方も、もしもオンラインで請求書を作成したら、その利便性に驚き、すぐに乗り換えたくなるかもしれません。
それほど便利なオンライン請求書作成にはどんなメリットがあるのでしょうか。

2-1.データ管理がラク

例えば、請求書の内容は、そっくりそのまま納品書になったりするものですが、エクセルなどで請求書作成した場合、文言の部分だけを差し替えるにしても、別途納品書を作成する必要があります。
慣れていればルーティンなのであまり感じていない方もいるかもしれません、ファイルも別になるので、実は管理が面倒です。

その点、オンライン請求書作成ツールを利用すれば、納品書に変換する用のボタンを押すだけで、請求書が納品書に変身してくれるという魔法のような簡単さを味わうことができます。
日付や添えられる文言まで納品書仕様にチェンジしているので、細々した入力作業がすべて省略できます。
こうした時短作用が、他にするべき業務を充実させ、業績アップにつながる効果を生むと言えるでしょう。

2-2.データ保存機能が秀逸

エクセルで請求書作成をしていて、同案件で数字の異なる複数のデータが存在して混乱したり、データが流出・消失したり、といったトラブルに見舞われたことはありませんか?
入力情報を簡単に書き換えられるのもリスキーな点です。
エクセル以外でも、オフラインで請求書作成・管理をしていると、このようなトラブルが起きる可能性にいつも怯えていなければならず、
その対策として、作業後にPDFにわざわざ書き換えたりしなければならないのも煩わしい話です。
それに引き換え、オンライン請求書作成ツールなら、クラウドサービスならではの自動保存機能にお任せできて安心です。
エクセルでもこのようなクラウドサービスを付け足せば不安は軽減しますが、それならば最初からオンラインで作成した方が、手っ取り早いと言えるでしょう。

2-3.芸が細かい

前項でご紹介した、オフラインでの請求書作成手順で、必須事項ではないけれど記載しておくと良いものを挙げました。
「どちらでもいいと言われたら、割愛してしまおうか」と考える人もいるかもしれませんが、実際には記載があれば、請求先に対して気が利いていたり、請求する側にとっても後々便利だったりする項目ばかりです。
オンライン請求書作成ツールなら、消費税額や振込期限など、載っていたら便利な項目や添える文言もしっかり記載してくれるので、請求書として完璧な仕上がりが期待できます。

また、データが扱いやすくなるのも大きなメリットです。
作成した請求書をCSVなどのデータに変えることも可能なので、エクセルで見ることも当然可能です。
また、人によっては読み取り専用にするなど、権限を変えることもできます。

例えば税理士に経理を依頼している場合、アカウントを共有できるのも便利です。
確定申告の際には、データの取り込みが簡単なことも手伝って、作業がより円滑になります。

3.まとめ

いかがでしたか?
オンライン請求書作成ツールは、請求書や納品書の作成のみならず、煩わしい確定申告の手続きさえもスマートにこなせるようになる、たいへん便利なツールです。
エクセルで作成することに不満はないと感じていても、データ保存の安全性や確定申告業務の簡略化といった大きな特典に魅力を感じる方は多いのではないでしょうか。
ぜひ、オンラインでの請求書作成を検討して、よりスマートなビジネスライフを過ごしてくださいね。

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