toggle
2017-08-17

請求代行サービスとは?導入するメリットと代行会社選びのコツは?

経理担当者のみならず、企業にとって活動の要と言っても過言ではない一連の請求業務。
効率良く行われていますか?
請求額や請求する先、つまり回収金額や取引先が増えることは有難いことですが、その増加に比例してかかる負担も重くなっていくものです。
請求額の算定や請求書作成・発行から郵送、その後の入金確認、はては与信・与信管理など、ひと口に請求と言っても、その煩雑さは並大抵ではありません。

その煩わしい工程を一足飛びにできる方法として注目されているのが、請求代行会社です。
ここでは、そもそも請求代行サービスとは何か、請求代行会社を導入するメリット、代行会社選びのポイントをお伝えしていきます。
ぜひ、参考にしてください。

1. 読めば納得!請求代行サービスとは?

 

請求代行サービスと聞くと、請求書作成と発送ではないかと単純に想像しがちですが、その実像はいかに?
具体的に請求代行会社のサービス内容を見ていきましょう。

1-1.請求書作成・発行業務

取引先ごとに毎回請求金額を確定して請求書を作成し、発行や送付を行うという骨の折れる作業を、請求代行会社はすべて代行してくれます。
しかも、各取引企業に合うフォーマットで請求書を作ってくれるので安心です。

1-2.代金回収作業・回収に伴う確認・消し込み・支払い業務

請求した金額を実際に催促・回収して入金確認までを行ってくれます。
その後、指定期日に振込してくれるうえ、取引先の請求状況データを管理する作業まで代行します。
さらには、取引企業との間に生じる費用の回収や支払いも任せられます。

また、入金確認後には、売掛金としてのデータを取り消す、消し込み作業が手間ですが、多くの場合、この業務も代行可能です。

1-3.未払いリスクへの保証・与信審査と管理業務

利益を上げるために避けて通れないのが、与信の増大です。
そして、それに伴うリスク管理も当然重要になってきます。
ただ、取引先との信用問題が深く関わるため、なかなか一筋縄でいかないのが、与信審査です。
請求代行サービスは、このやっかいとも言える与信業務もすべて担ってくれます。
いわゆるツケ払いが可能な取引先かどうか分析して見きわめるほか、限度額を設定するなどの与信管理業務も合わせて行います。

2. 請求代行サービスのメリットは?注意点はある?

請求代行サービスの内容がわかったところで、そのサービスを導入することで得られるメリットと注意点について考えてみましょう。

2-1.請求代行サービスを導入するメリットには何がある?

メリットの1つ目は、本来注力すべきである他の業務に集中できることです。
請求業務は、企業活動の流れの中で当たり前にこなしていかなければならない作業ですが、
工程の複雑さや内容の重要性・難しさから考えると、業務としての負担がいささか重過ぎるのではないでしょうか。

本来であれば、取り扱う製品の改良や開発、人材の育成、営業活動など、頭や時間を使いたい項目は他にたくさんあるわけです。
請求にまつわる管理や与信業務をプロに任せれば、浮いた時間を他の業務に当て、全社を挙げて業績アップに集中することができます。

2つ目は、未回収のリスクを回避できることです。
代金の催促や回収といった、重要ながら気も遣い時間や手間のかかる作業を丸投げできることで、気分的にも楽になることはもちろん、
万一の未払いの際にも保証があるので、未回収により生じるリスクに対する不安から解放され、労もなく利益の安定化を図ることができます。

3つ目のメリットは、与信審査・与信管理という難関業務をプロに任せることから、取引先とのさまざまなやりとりが格段にスムーズになることです。
自社の判断が正しかったのかどうか、常に不安にさいなまれることもなく、新規の取引先とも段取り良くビジネスを進めることができます。

2-2.請求代行サービスを導入する際の注意点は?

請求代行会社に業務を委託する場合、最も重要なのは、取引先にあらかじめ断りを入れておくことです。
代行会社がどのような会社で、これまでの請求方法と何が変わるのか、言葉を尽くして丁寧に説明しておくことが大事です。

代行会社によっては、使用するフォーマットが決まっていることもあるため、取引先にはその旨を理解してもらわなければいけません。
自社の効率化や利便性だけを追求せず、取引先との信頼関係をまず第一に考える姿勢が必要と言えます。

もう1点、気をつけたいのは、未回収保証があるがゆえの危険性です。
直接の代金回収や未回収を避けられると同時に、取引先の支払い状況が不透明になりがちです。
支払いが円滑であるという思い込みのうえで取引を続行するのは、後々不安が残ります。
請求代行会社とは密にコミュニケーションを取り、取引企業の動向をチェックすることを怠らないようにしましょう。

3. まとめ

請求代行とは、複雑で煩わしいにもかかわらず、最も肝心な請求・代金回収・与信という業務をすべてプロに任せることができる利用価値のあるサービスです。
メリットや注意点を知ったうえで、自社に最適な代行会社を見つけて、ますますの業績アップにつなげてくださいね。

【PR】請求書発行から入金消込まで自動化!「請求管理ロボ」

関連記事