toggle
2018-02-23

誰でもわかる!請求書の発送方法から代行方法まで徹底解説

なんだか複雑で少し面倒そうな請求書の発送方法、あなたは詳しく理解していますか?社会人になって初めての請求書作成に戸惑っている方必見!今回は、誰でもわかる請求書の発送方法と、代行サービスを利用する方法について解説します。

請求書を発送する間に準備すること

請求書を発送する前に、まずはいくつか準備しなければいけないことがあります。

請求書のプリントアウト

作成した請求書をプリントアウトしておきましょう。確かに請求した証として紙に押印し、朱肉がうつらないように乾かします。

封筒の用意

請求書を入れる封筒に、あて名を入れましょう。あて名は印刷または手書きで記入していきます。

請求書を三つ折りにする

請求書がきれいに封筒に入るよう三つ折りにします。三つ折りは上に「請求書」というタイトルが来るよう、用紙の下を折り込んでから上を折り重ねます

請求書の再確認

請求書発送前には必ず請求書の内容を再確認してください。時折、封筒の宛名と請求書の中身を間違えてしまっていることもありますし、そもそも請求書自体に誤りがあることも考えられます。

これらについて十分に確認ができれば、やっと発送準備に入ります。

請求書を発送する方法

請求書を発送する方法には3つのパターンがあります。

郵送

郵送の場合、封筒は長形3号を使うと三つ折りのA4サイズがきれいに収まります。封筒には請求書在中と書き、請求書の送付状も添えて発送しましょう。

簡易書留ではなく普通郵便で大丈夫です。切手を貼り、ポストに投函もしくは郵便局へ行き発送を依頼しましょう。宅急便は利用できません

 FAX

顧客側から請求書はFAXでと言われたときか、請求が間に合わず緊急で請求書を送らなければいけず、さらに顧客側から了承を得ている場合のみFAXを利用します。

基本的に、FAXは「どうしてもFAXでなければいけない」という時のみ利用します。書類を紛失しやすいというのがその理由です。

メール

PDFファイルでメール送信にしても請求書は有効です。こちらも顧客側が了承したときのみに利用しましょう。

メールで請求書を送付するときには、件名に「請求書発送の件について」と入れ、本文には請求書の宛先を記載し軽い挨拶と内容について述べ、最後に自分の連絡先を記載しておきましょう。

発送業務は代行した方が楽!

ここまで請求書の発送について紹介してきましたが、多くの人が「こんなに大変な業務なの?」と感じたことでしょう。実際、請求業務は面倒なものが多く、請求書の発想が自動化できたらと多くの人が考えていると思います。

請求書の発行は、書き方を知らなくても少し調べるだけで誰でもできる業務です。パソコンさえ使うことができれば、新入社員でも作成し発送することは可能でしょう。

そんな業務を、会社にとって売り上げに直結する部門である営業担当が行っている中小企業も少なくありません。これでは請求書を作成する人的コストに加え、営業の業務も圧迫し、企業にとっては見えない部分で大きなロスとなっています。

そこで生まれたのが、各社で提供する請求書作成・発行の代行サービスです。このサービスは数多くの会社が提供していますが、あまりの多さにどれを選び利用していいのかわからない状態です。

請求代行サービスの選び方

選ぶ際には、まずいくつかのサービス会社をピックアップし、ウェブサイトでサービス内容を確認・比較していきましょう。

最も比較しておきたいポイントは、そのサービスにおける外部連携の柔軟性です。いくら価格が安く扱いやすいシステムであっても、外部連携がおろそかなものはデータ管理を一元化することができず、2重3重と入力業務が発生する可能性があります。大手APIシステムや会計ソフト、決済サービスと連携することで、面倒な請求業務もオートメーション化されます

また、様々な決済方法や課金システムに対応しているサービスを選んだほうがいいでしょう。今は手動でできていることでも、顧客が増えサービスが充実していくと対応しきれないことがあります。どんなビジネスにも対応できるサービスをはじめから選んでおくことで、新ビジネスを展開したときでもスムーズな事務処理を叶えてくれます。

まとめ

丁寧さと正確性を求められる請求書発送業務も、請求代行サービスを利用することで社内の誰もが面倒な業務から解放されるでしょう。

請求書を発行するサービスには、単純に請求書のみを発行するもの、会計ソフトや顧客管理システムと連動して自動発行するもの、それらのシステムに加え、決済サービスと連動して自動発行するものがあります。

最もおすすめできるものは、外部システムおよび決済サービスと連動している「請求管理システム」です。請求管理システムの中には、請求書の作成だけではなく、入金管理、売掛金管理も自動で行ってくれるものもあります

便利な請求管理システムの中で、特に人気のものをランキング形式にて紹介しているのがこちらのページです。比較検討の参考になりますので、ぜひご一読ください。

作業効率が最大20倍に?!クラウド請求管理サービス5選!ランキングで紹介

関連記事