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2018-02-23

業務時間を80%削減!クラウド請求書システム

バックオフィスの請求業務時間を最大80%削減できる、そんなサービスがあることをご存知でしょうか。

「クラウド請求書システム」は、面倒な請求業務がオンラインで完結し、請求書発行の際の印刷コストや郵送コストも削減してくれる優秀なサービスです

成長に欠かせない、請求業務代行サービスを探している企業必見!クラウド請求書システムの驚くべき機能について紹介します。

クラウド請求書システムとは?

クラウド請求書システムを解説する前に、まず「クラウドサービス」とはそもそも何なのか気になる方もいるのではないでしょうか。

クラウドサービスとは、サーバーにあるシステムをインターネット上で誰もが利用できるようになるサービスです。利用者はどこにサーバーがあるかはわかりませんが、料金を支払いアカウントを作成し、ログインするだけでサービスを利用できます。

これまでは自社のパソコンにインストールして利用するタイプのシステムが主流でしたが、現在では自社のパソコンやサーバーに負担をかけず、どの機器からでも接続し利用できるクラウドサービスが人気となっています。

この「どこからでもアクセスでき、ログインできれば誰でも利用できる」、様々なクラウドサービスの中の1つに「クラウド請求書システム」があります。

このシステムの主な機能は、請求書の電子化、ペーパーレス化にあります。もちろんこれまでと同じくプリントアウトした請求書を封書で郵送することも可能です。

顧客データや売上データから請求データを作成し、エクセルに入力、プリントアウトして封筒に入れ、郵送するという今まで行っていた業務のすべてを自動化してくれるのがクラウド請求書システムなのです

クラウド請求書システムができる4つのこと

そんなクラウド請求書システムの中で、特に知っておきたいのが次の4つの機能です。

クラウド完結

どのような請求書の発行方法・送付方法を選択しても、クラウド請求書システムを導入した後はすべてクラウド上で完結します。何かをインストールし、こちらがプリントアウトして郵送するといった手間一切はありません。

売掛金管理と入金管理

請求書の発行と連動して、売掛金及び入金の管理も自動化されます。入金が確認された後は売掛金の消込も自動で行われます。これにより、請求業務だけではなく経理における決算業務も効率化されるでしょう。

会計ソフトとデータ連携

会計ソフトがクラウド請求サービスを行っていることもありますし、請求業務管理に特化したサービスでも、外部の会計ソフトと連携できるサービスがあります。せっかくクラウドサービスを導入するのであれば、会計ソフトと連携でき、経理業務を大幅に軽減できるものを選びましょう

郵送代行

クラウド請求書システムは、請求書の電子化やペーパーレス化ばかりが着目されがちですが、従来通りの郵送でしか請求書を受け付けないという顧客のために郵送代行も行います。これにより、企業側は受け取り手の意思を汲みながらも印刷コストや郵送コストを削減することができます。

面倒なリカーリングまで自動化

単なる商品やサービスの販売ではなく、顧客の利用に応じて継続的に売り上げが発生するのがリカーリングです。継続課金ビジネスの1種ですが、請求額が毎月固定ではないため請求業務が煩雑になりがちなビジネスでもあります。

リカーリングビジネスに対応しているクラウド請求書システムで、有名なものに株式会社ROBOTPAYMENTが提供する「請求管理ロボ」があります。

請求管理ロボを利用することで、リカーリングにおける定期定額・従量定額・都度課金にも柔軟に対応します。リカーリング特有の前受け金、滞納金にも対応、期間も毎月だけではなく3カ月、6か月自由に設定可能です

リカーリングビジネスにおいて、最も重要なのは顧客との良好な関係性ですよね。リカーリングに対応するクラウド請求書システムを利用することで、正確な請求を実現、ミスのない完璧な業務によって顧客との信頼関係も強固なものになるでしょう。

まとめ

多くのクラウド請求書システムの中から自社に最もマッチしたものを探したいときには、事業に対応しているかどうかを基準にして考えるとわかりやすくなります。

クラウド請求書システムには、ECサイトに特化しているもの、サブスプリクション・リカーリングにマッチするもの、ごく一般的な企業間取引に利用しやすいものなどそれぞれに特色があります。

こちらのランキングページには、システムごとにマッチする企業の指標まで記載されています。初めてクラウド請求書システムを導入するという方は、サービス比較の参考にしてみましょう

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