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2018-02-22

時間の無駄を削減!入金消込業務はソフトを使って効率化

「毎月のこの業務、本当に手作業でやる意味あるのだろうか?」月末、残業が3時間を超えるあたりから経理担当者の方が毎月感じている疑問だと思います。

ひたすら帳簿にある売掛金を消し込んでいくその作業、実は自動化できるシステムがあるってご存知ですか?今回は、時間の無駄を削減!入金消込業務を効率化できるシステムおよびソフトについて紹介します。

入金消込業務を社内で扱うデメリット

入金消込業務をすべて社内で行うと、次のようなデメリットが発生します。

目視によるリスク

入金消込を社内ですべて行うということは、社員の目視にデータ管理を頼るということです。人間は必ずミスをします。目視だけでは完璧に業務を遂行することはできません。

例えばまだ回収していない売掛金を消込してしまい、そのまま代金を回収せずに終わってしまうこともあるでしょう。逆にすでに入金されているのにもかかわらず、消込ができていなかったことで二重に請求してしまうこともあるかもしれません。

退職・異動によるリスク

経理のベテランが退職してしまったとき、社内の経理業務を知り尽くした社員が移動したとき、経理が手薄になることでこのようなリスクが考えられます。

ノウハウのない社員ばかりで経理業務を行い、決算データがでたらめになってしまった。請求書の内容が違う、締日や入金期限を間違ってしまった。もしこんなことが頻発すれば企業の信用は地に落ちてしまいます。

これらのデメリットを解消するために、入金消込を自動化できるソフトやシステムを利用しましょう。

消し込み業務を自動化するサービス

ここからは、入金消込作業を自動化するサービスにはどのようなものがあるのか、その種類と特徴について紹介します。

会計ソフト

パッケージ型会計ソフトでも消込業務の負担を軽減できます。ただし完全自動化とはいい難く、ソフトを利用した利点を感じにくいでしょう。

入金消込・債権管理に特化したサービス

入金消込・債権管理に特化したクラウドサービスもあります。特化サービスでは入金データから自動で入金消込と債務の残高管理を行います。企業規模がミニマムであればこれでも十分対応できますが、これから成長する見込みのある企業では徐々に扱いにくくなってしまう可能性があるでしょう。

入金消込・債権管理に特化しているサービスは、未収金と債権回収業務が多い小規模企業に向いています。

決済代行サービス

クレジットカード決済やコンビニ決済の導入を叶えてくれる決済代行サービスでも、入金管理・入金消込業務まで代行してくれるものがあります。

クラウド請求管理システム

請求書の発行・送付、入金管理、入金消込、督促まで行ってくれるクラウド請求管理システムもあります。決済代行サービスと併用することで、お金の流れをわかりやすく一本化することも可能です。

消し込み業務の自動化で劇的に変化すること

このように消込業務を自動化できるシステムやソフトには様々なものがありますが、導入することで業務が劇的に変化するというのは本当なのでしょうか?詳しくみていきましょう。

簡単に正確な経理を実現できる

入金消込の自動化を導入することで、「今まで行っていた業務は一体何だったのか」というほど「正確でスピーディな」経理を実現してくれます。

自動消込システムの導入によって、毎月の憂鬱な業務、ミスがあるかもしれないという恐怖・ストレスから多くの社員が解放されます。経営陣にとっても、ミスがなく確実な経理によって経営戦略が立てやすくなるでしょう

誰でも経理担当になれる

特別に専門的な知識がなければできなかった経理業務も、自動消込システムのほか経理を自動化できるシステムを導入することで、誰もが経理を担当できるようになります

「人事異動を行いたいのに、専門的な経理から人を動かしたり、素人を経理に入れたりすることはできない」と頭を抱えていた企業も、「全員が専門職でなくてもいい」という状況を作り出してくれる自動消込は、大きな助けになるでしょう。

社員をストレスから守ることができる

顧客に代金を請求したり、督促業務を行ったり、それだけでも経理担当者には大きな心理的負担がかかっています。

さらに入金消込ミスによる決済のずれなどが発生すれば、心身ともに大きな負担がかかるでしょう。経理担当は、企業にとって大切な売上金管理を行う部署の精鋭部隊です。外部ソフトやサービスを利用することで、社員をストレスから守ることでよりよい社内環境を構築できるでしょう

まとめ

入金消込業務を自動化できるソフトやサービスには様々なものがありますが、システムを導入するのなら「もっとも業務を効率化できる」ものを選ぶべきです。

会計ソフトや入金消込に特化したサービスではカバーできない業務までを自動化し、企業にさらなるメリットをもたらしてくれるのは「クラウド請求管理システム」です。

請求書の作成から経理業務、再請求・督促までを一気に自動化できるおすすめのクラウド請求管理システムについての詳細はこちらのページにあります。

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