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2018-02-22

塾運営者必見!めんどうな月謝の管理・集金を代行しよう

塾の運営で頭が痛い業務と言えば?と聞かれれば、「月謝の管理」という塾運営者・先生も多いことでしょう。通年利用だけではなく、お試し期間、キャンペーン期間、夏期講習、冬期講習のみ利用する塾生も多いですから、月謝の管理や集金も複雑化しがちです。

可能な限り月謝管理を楽にしたいのであれば、請求業務をアウトソースしてみませんか?今回は、塾講師の業務負担を軽減する請求管理システムについて紹介します。

塾・スクールの悩み

どんなに小規模な塾であっても、月謝や受講料の管理・集金には大きな負担を感じていることでしょう。生徒や親の個人情報の適切な管理はもちろん、集金方法の違い、金額の違いを把握し、入金されているかどうか毎月チェックしなければいけません。

さらに面倒なのが「期間限定の塾生が多い」という部分だと思います。夏休みや冬休みになると一気に増える期間限定の塾生たち。それぞれの集金方法を把握して、入金確認するだけでも一苦労です。

また、近年では少子化に伴う塾の競争激化から、細やかなサービスを展開している塾も多くなっています。こうなると料金プランも複雑化し、集金額の間違いや入金ミスが増えてしまったという塾も多いことでしょう。

先生が請求業務を管理している実態

さらに問題なのが、複雑化する月謝管理・集金を先生が行っている塾が多いという点です。

塾の先生の本業は、子どもに勉強を教え、希望する進路へと導いてやることです。その職業柄、勉学だけではなく学生の精神的なフォローまで細やかに行う先生も少なくありません。

塾の先生も、生徒へのフォローは学校の先生と変わらないか、もしくはそれ以上に行っています。

しかし、塾の先生が月謝の管理や集金といった請求業務を行うことで、子どもへのフォローがおろそかになってしまうことが考えられます。毎日遅くまで子どもたちのために尽力しているのにも関わらず、月末には本職と関係のない請求業務。そのせいで子どもたちに100%の力を注げないとなれば、大変なことですよね。

集金・支援代行を導入するメリット

塾の運営をする上で、大切なことは「子供が全力を出し切れる環境を作る」ことでしょう。その為には、塾の先生が生徒のことだけを考えられるようにしていかなければいけません。

塾の先生にとって余計な仕事ともいえる月謝の集金は、集金・支援代行導入し請求業務をアウトソースしてしまいましょう。

導入前と導入後の違い

まずは、支援代行の導入前と導入後の業務がどう違うか見てみましょう。

複数の決済手段を利用している場合には、決済手段ごとに入金を確認し、確認が取れなければ再請求を行わなければいけません。この表からわかる通り、請求業務をすべて塾側が手動で管理すると多くのエクセルファイルにいちいちデータを手入力して管理、請求書発行・送付も手動になります。

しかし、塾やスクールの月謝管理に特化した請求管理のサービスパッケージを導入することで、ほとんどの業務を自動化できます。面倒な集金管理も任せることができますし、カード決済の導入も簡単です。

複数の校舎運営にも最適

これから分校を作って事業を拡大したいけれど、本校・分校での月謝管理をどうするべきかわからないという運営者にも、月謝管理に特化した請求管理サービスはおすすめです

すでに請求管理システムを導入していたとしても、複数の校舎運営には向かないシステムであればシステムの乗り換えも検討してみたほうがいいでしょう。

例えば顧客データ管理ソフトを利用して、分校では顧客データを登録するだけ、月謝の管理は顧客データに基づいて本校で管理する、といった具合です。このように複数校舎運営で請求業務を簡略化したい方は、外部ソフトと連携できる請求管理システムに乗り換えるのがおすすめです

未払い率の改善

煩雑な月謝管理は、未払い率の上昇にも一役買ってしまいます。どれが未入金なのか一目でわからない、回収していないのに誤って入金リストに入れてしまったなど、面倒な業務によって様々なミスを誘発してしまうでしょう。

再請求・督促も自動化できる請求管理システムなら、請求漏れがないのはもちろんのこと、未入金の顧客に対しては再請求もスムーズに行ってくれます

「生徒の親に督促の連絡をするのは気が重い」という先生の精神的負担も取り除いてくれるでしょう。

まとめ

塾やスクールの安定した運営を望むのであれば、生徒たちにとって必要不可欠な存在である先生のリソースを奪って月謝管理をするのではなく、外部サービスを利用してミスのない月謝管理を行うほうが効率的です。

導入にはコストがかかるかもしれませんが、請求管理システムはそれ以上のメリットをもたらしてくれるでしょう。

請求管理代行サービスが気になるという方は、こちらのランキングを参考にしてみましょう。

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