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2018-02-22

クリック1つで請求書が発送?請求書代行サービスの魅力

クリック1つで請求書を発送できるサービスがある、こんな話を聞いたことがありますか?嘘のような話ですが、これは本当なのでしょうか。

今回は、請求書の作成・発行・送付といった一連の業務を圧倒的に効率化し、ヒューマンエラーもなくなる「請求書代行サービス」の魅力について解説します。

請求書発行代行サービスとは?

請求書発行代行サービスとは、請求書の作成・発行・送付など請求書に関する業務をアウトソースできるサービスのことを言います。

請求書代行サービスと一口に言っても、サービスを展開している企業によってサービス内容には大きな差があります。

単に請求書の作成を手伝ってくれるサービス、月数枚までなら無料で発行・送付を行うサービス、料金は高いけれど、請求書の作成・発行・送付を自動で行い、その後の入金管理までおこなうサービスなど様々です。

請求書に関する業務では、これまで顧客からの注文データを確認して請求書を作成、紙にプリントアウトして郵送するのが一般的でした。近年では、PDFでメール送信する企業も増えていますよね。

どちらも手作業で行う企業も多いのですが、徐々に請求代行サービスを利用し請求業務をアウトソースする企業も増えてきています。

請求書発行代行サービスを導入すると無駄な時間を削減

なぜ請求書発行代行サービスを導入する企業が増えているのか、それはこのサービスが本当に企業の「困った」を解決してくれる画期的なソリューションだからにほかなりません。請求書発行代行サービスはどのような期待に応えてくれるのか見ていきましょう。

入力の手間がない!

これまでエクセルで一つ一つ手入力していた金額や品数、品名。すべて請求書発行代行サービスが自動化してくれるでしょう。※この作業を自動化するためには、請求書自動作成機能付きのサービスを利用する必要があります

プリウントアウトしなくていい!

作成された請求書は電子化されメールで送付されるか、郵送の場合には代行サービスから送付されるため自社側でプリントアウトし封入、発送するといった業務を行う必要がなくなります

請求ミスゼロへ!

請求書の作成を自動で行うサービスを利用することで、請求書の記載ミスや発行ミス、発送ミスなどすべてのミスをゼロにできます。社員が業務に追われすぎてミスが頻発しているという企業では、自動で請求書を作成・発行できるシステムが大きな効力を発揮するでしょう。

請求書発代行サービスの選び方

業務を効率化する請求書発行代行サービス、どこの会社に依頼するべきか迷ったときには次のポイントに重点を置いて選んでみましょう。

あらゆる業界に対応しているかどうか

請求書発行代行サービスの中には、特定の業界や事業には対応しきれていないものも多くあります。例えば近年成長のめざましいサブスプリクション方式やリカーリングビジネスなど、継続課金ビジネスに対応していないサービスには注意が必要です。

特にこれから事業拡大を狙っている企業やスタートアップ・ベンチャーなどがシステムを導入するときには、新ビジネスにも対応できるサービスを選ばなければいけません。

請求書発行以外の業務も自動化できるか

請求書発行代行サービスの中には、本当に請求書の発行のみしかできないものもあります。こういったサービスは料金も安いかもしれませんが、「使えるサービス」とは言えません。

顧客が一定数ある中小企業なら、請求、入金管理、入金消込、督促まで代行してくれるサービスのほうが扱いやすいでしょう。

これなら顧客から受けた注文情報によって請求書を自動で作成・送付し、入金確認の後に売掛金の消込、入金のない顧客に対しては請求書を再発行してくれます。ここまでトータルに任せることができるサービスを利用することで、社内改革にも踏み出せる企業もあるでしょう。

これまでバックオフィスは5人で回していたのが3人まで減り、商品企画担当や営業担当に余った人員を配置するといったように、サービス導入によって社内の余ったリソースを適切に再分配することができるようになります。

決済サービスと連携できるものだとなおよし!

これから継続課金ビジネスを始めるのであれば、決済サービスと連携した請求代行サービスを利用しましょう。クレジットカード決済やコンビニ決済を簡単に導入できる決済サービス、それに連動して請求書を作成できる請求代行を組み合わせれば、請求に関する悩みはほとんど解決できるはずです。

まとめ

このように請求書の作成・発行を代行してくれるサービスは多々ありますが、本当に使えるサービスはそれほど多くありません。

選ぶ際の決め手となるのは、新事業を展開しても継続して利用でき請求書の作成・発行だけではなく請求業務・経理業務・督促業務までアウトソースできる、この2点です。

もちろん、利用料金も選ぶ際の大切な要素になるでしょう。あらゆる希望を叶えてくれるサービスを差買いしているのであれば、こちらのランキングを覗いてみてください。きっと自社にぴったりなサービスが見つかりますよ。

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