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2018-01-30

請求書の送りかたを徹底解説!【送付状の例文から注意点まで】

フリーランスになって、最初に困ることの一つが請求書の送付です。デジタルでも郵便でも、守らなければいけないマナーがいくつかあります

どうやって送付するの?送付状には何を書けばいいの?請求書でお困りの方に向け、請求書の送り方について徹底解説します。

請求書の送りかた

まずは請求書を送付する手段とその方法についてみていきましょう。

郵送

最もオーソドックスな送付方法が郵送です。請求書は郵便物の中でも「信書」に当たるため、宅急便などで送ることは原則できません。

信書とは、送った側が受け取る側に対し、「このような事実がありました」と通知するための書類のことです。必ず定形郵便などで送付し、請求の事実があいまいにならないようにしましょう。

FAX

FAXでの送付は、基本的に顧客側に求められたときのみ利用する方法です。郵送では請求書が間に合わないときなどに利用します。

データ送信

エクセル等で作った請求書をPDF化し、メールで送信する方法もあります。自社側でメール送信が義務付けられている場合には、必ず顧客から了承を得ましょう。顧客側から求められた場合には、上記の方法で送付しましょう。

送付状とは

請求書を送付するときには、送付状もつけておきましょう。送付状とは、郵便またはFAXで書類を送る際につける文書のことを言います。

送付状は、本来であれば手渡しすべき文書を送付で済ませるため、文書であいさつをする、「確かに送付した」ことを通知する、請求書に入りきらなかった情報を補足する、これら3つの役割を持っています。

社会人として最低限のマナーですので、しっかり覚えておきましょう。以下例文を掲載しますので、参考にしてみてください。

郵便で請求書を送付するとき

(左上)○○株式会社御中
(右寄せ)送付日、社名、連絡先記載
(中央寄せ)請求書送付の件
(本文)拝啓 貴社におかれましては、益々ご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。下記の通り、請求書を同封致しましたので、ご査収の上ご手配を賜りますよう、よろしくお願い致します。
(右寄せ)敬具
(添付書類の内容を記載)記 請求書1枚 以上

FAXで請求書を送付するとき

FAXの場合には、FAX送信票を利用しましょう。会社で用意しているFAX送信票の備考欄に、郵便利用時の送付状の例文と同じ内容を書き込みます。タイトルだけ、「FAX送付のご案内」と変更してください。

メールで請求書を送信するとき

メールで請求書を送信するときには、郵便やFAXとは異なるマナーがあります。まずは「件名」にま「〇月分請求書送付のご案内」と、どのような用件のメールなのか記載します。本文は以下のようにしましょう。

○○株式会社 ○○課○○部  ○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。「プロジェクトや納品物の名称」の件について、請求書を添付にて送付させていただきます。

ご査収の上、請求書記載口座まで〇月〇日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。不明点につきましては、担当○○までお問い合わせください。今後ともよろしくお願いいたします。

(以下担当者名、会社情報、連絡先を記載)

※メールの場合には、郵送の送付書よりも少しくだけた表現になっても大丈夫です。

請求書送付時に気をつけたいこと

最後に、請求書を送付する上での注意点についてみていきましょう。

送り間違いがないように徹底確認!

請求書を送付する上で、最も恐ろしいのが請求書の送り間違いです。あて名はA社なのに、中身はB社の請求書、なんていうことがないよう、封筒に請求書を入れた後、すぐには封をせず何度か確認しましょう。

封筒の選び方

郵送の際、封筒は長形3号がいいでしょう。A4用紙を三つ折りしてちょうど収まるサイズがこの封筒サイズです。封筒の色は茶と白どちらでも大丈夫です。

書類のたたみ方

請求書も送付状も、A4用紙で3つ折りにして封筒に入れましょう。まずは用紙の長い辺を上に持ち、書類が3等分になるように軽く折り目を付けます。

その後、書類のタイトルが上に来るよう、下を折り、最後にタイトル部分を折ります。これで3つ折りの完成です。封筒に入れるときには、タイトルが書かれた便箋の端が右上に来るようにします。

あて名や請求書在中の書き方

あて名は縦書き、横書きどちらでも構いません。「請求書在中」は、その他のダイレクトメールに紛れ込まないようにわかりやすい場所に書きましょう。

まとめ

請求書の送付には様々なルールがあり、一見簡単そうな送付作業も実はかなり面倒なものです。毎月2~3件ならまだ大丈夫ですが、10件を超えるあたりから仕事の負担になってくるでしょう。

テンプレートを作っていても結局手入力しなければいけませんし、郵送するための作業も細かく疲れてしまいます。請求処理を少しでも楽にしたいのであれば、クラウド請求管理サービスの導入をおすすめします。

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