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2018-01-30

【永久保存版】請求書作成時の悩み・疑問はこれを読めば全部解決!

初めての請求書作成。テンプレートに沿って入力するだけで完成するかと思いきや、消費税の計算がわからなかったり、ペーパーレスの場合はどうやって押印するのかなど悩みは尽きません

意外と複雑な請求書作成、その時に発生する悩みや疑問について丁寧に答えていきます。

請求書作成時のよくある疑問・質問

まずは請求書作成時のよくある疑問や質問とその答えを見ていきましょう。

Q.1請求書に必ず書かなければいけないことは?
A請求日、取引年月日、取引先情報、取引内容、取引金額、振込先、請求者情報。書いたほうがいいものは、請求番号、支払期限、振込手数料の有無。その他、見積書や納品書と間違えられないよう、タイトルに必ず「請求書」と入れておきましょう。

Q.2請求日はいつにしたらいい?
A一般的には締日です。

Q.3消費税はどうする?
A取引によって内税か外税か異なるときもあるかもしれません(値引き等により)。取引の内容を確認し、必要であれば消費税をプラスして請求しましょう。

Q.4データ送付を求められたときはどうする?
A取引先がペーパーレスを徹底している場合、請求書も髪ではなくデータ送信を求められます。その際には、エクセルファイルのまま送るのではなく、PDF化したものを送信しましょう。

Q.5郵送の時はどうする?
A請求書を郵送する際には、封筒にわかりやすく「請求書」と記載しておきましょう。請求書は信書ですので、宅配便はNGです。

Q.6支払期日は適当に決めていいの?
A支払期日は、顧客側の支払いサイトによって異なります。ECサイトなどで販売した商品による請求場合には、規約にのっとり正当な請求を行いましょう。

Q.7ペーパーレスの場合、押印はどうなる?
AWEB上で陰影を作るサービスもありますが、印鑑を押した紙をスキャンまたは写真撮影で保存し、ある程度加工してPDFにも使える印鑑とすることもできます。

Q.8データ送信した請求書は法的に有効なの?
A請求書は、請求の意思表示を行うためのものです。それはデータであっても有効ですので、安心してデータ送信しましょう。

請求書関連のトラブルと解決策

請求書が正しく作られないことで、次のようなトラブルが起こり得ます。請求書によくあるトラブルを5つ見てみましょう。

請求書の金額を大きく間違えてしまった!

数字の桁を間違えてしまったり、3と8を間違えて請求金額を大幅に間違ってしまうこともあるでしょう。顧客側も納品通りに請求がきているかは必ずチェックするので、間違った金額のまま入金されることはほとんどありません。

とはいえ、請求金額の間違いは会社の信用を大きく下げてしまう可能性があります。

すでに入金済みのものを請求してしまった!

前回請求した分まで間違って請求してしまうパターンです。入金管理がしっかりできていないと、このような間違いを起こしてしまいます。売掛金の消込や入金チェックのミスがないか確認しましょう。

とにかく凡ミスが多く出てしまった!

月末作業に疲れてしまい、そのあとの請求書作成がおろそかになってしまうパターンです。エクセルで1社1社データを手入力していることが失敗の原因だと考えられます。

金額以外でも、納品物や顧客の社名などを間違えることで会社の信用を下げてしまうことになり得ます。

振込先口座を間違えて記載してしまった!

自社にあるいくつかの口座のうち、振込先として違う口座を指定してしまったパターンです。このミスに気付かないでいると、入金チェックに漏れて何度も同じ請求をしてしまったり、帳簿上の金額が合わなくなってしまうことが考えられます。

請求書のエクセルデータを削除してしまった!

先月のデータをもとに請求をまとめようとして、請求書のデータを消してしまうことがあります。PDFでデータ送信をしている場合はエクセル以外のデータでも残っていますが、プリントアウトして郵送している場合には、元データの損失はあってはいけないミスと言えるでしょう。

エクセルデータを削除してしまってもいいように、バックアップを取っておくか、2部ずつプリントアウトして1部は控えとして管理しておく必要があります

すべてのトラブルを回避する解決法

これらすべてのトラブルを回避したいのであれば、クラウド請求管理サービスを導入してみましょう。請求業務、入金管理をアウトソースできるクラウド請求管理サービスを利用することで、大きなヒューマンエラーもなくなり、データのバックアップも不必要になります。

面倒な売掛金の消込も行ってもらえますから、帳簿のずれによる請求間違いや、入金チェック間違いによる二重請求も防げるようになります。

売上管理もスマホがあればいつでもどこでもチェック可能。大量の請求先データはCSVデータで一括インポートもできてしまいます。

請求管理に関するあらゆる業務を簡潔にし、トラブルを回避するクラウド請求管理サービスを使わない手はないですね。

まとめ

このように簡単便利なクラウド請求管理サービスですが、様々な会社がサービスを提供していることから「どのサービスが優秀なのかわからない」と迷ってしまう方が多いようです。

わかりやすく比較されているサイトを探しているのなら、外部連携ソフトまで細かく記載されたこちらのページを参考にしてみてください。

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