toggle
2018-01-30

【初めての請求書作成】必要項目から注意点まで徹底解説!

寝ても覚めても新規事業立ち上げで頭がいっぱいになっていた立ち上げ時、会社を運営するということは面倒な事務作業もしなければいけないこと、なんて思いもよらなかったでしょう。

本当に面倒な事務作業はいくつもありますが、特に顧客に合わせて作らなければいけない請求書作成業務がつらい、そもそもこの書き方で合っているのかわからない、というスタートアップメンバーも多いことでしょう。

請求書に必要な項目は?どんなことに注意すべきなの?事業を始めたなら知っておきたい、請求書作成にまつわるあれこれを徹底解説します。

請求書作成の目的

受注した商品やサービスを納品したら、必ず「請求について書面で残す」のが鉄則です。請求書がなぜ必要なのか?まずは請求書作成の目的についてみていきましょう。

請求書がないことで起こりうるトラブル

請求書を発行しないことで、一度支払ってもらった代金をさらに請求してしまったり、本当は請求していた代金を支払われずに終わってしまった、というトラブルが予測されます。代金を間違いなく受け取るためにも、請求書は必要不可欠です。

税務上の証拠書類として

消費税法では、請求書を帳簿と共に保存しなければ経費として認めないとされています。そのため、取引先となる企業としては税務上の証拠書類として請求書が必要なのです。

債権回収の証拠として

こちらが商品やサービスの対価として金銭を請求できるのは「債権」が生じているからです。債権は、請求書を送付し回収の意思を示さなければ、支払期日から5年で時効を迎えてしまいます。しかし請求書を送付しておけば、時効を迎えることがなく、支払われるまでは金銭を請求することができます。

請求書に必要な項目

ここからは請求書に必要な項目についてみていきましょう。

請求書に最低限必要な項目

 

請求書に最低限記載する内容の中で、特に注意したいのが⑥の取引金額です。契約書に消費税の内税・外税が書かれていなかった場合には、請求先に確認し、外税であれば消費税を加えた額を請求しましょう。

必ず正しく記載しなければいけないのが⑦の振込先です。口座番号だけではなく金融機関名や支店番号、口座名義人の名前が違うなど初歩的なミスがないようにしましょう。

⑤の取引内容に関しては、どの取引なのかわかりやすいように項目名と品数、単価、合計金額の欄を設けます。特に単価等が設定されておらず、「1発注につきいくら」という契約の場合、項目名には「○○一式」と書きましょう。

必要に応じて加えたい項目

請求書は一見、納品書や見積書と見分けがつきにくいため、「請求書」とタイトルに入れておくと親切です。請求番号については、請求者ごとに請求書を管理する際に役立ちます。

最後の備考欄ですが、設置しておくと振込手数料の負担はどちらが行うのか、振り込みの際入れてほしい文言などをスムーズに伝えることができます。

請求書作成時の注意点

請求書を作成する際に注意したいことは次の4つです。

 請求書の発行日に注意

請求書の発行日は請求書の作成日ではなく、取引企業に伝えられた「締日」となります。取引相手によって、月末、毎月20日など締日が異なるため十分注意し請求書を発行しましょう。

締日以降の発行日だと、翌月請求扱いになり報酬の振り込みが遅くなってしまうことがあります。

振込手数料

振込手数料の負担をどちらが行うのか記載していないと、振込手数料を引いた額が振り込まれる可能性があります。

備考欄にしっかり「振込手数料の負担をお願い」する旨を書いておきましょう。

消費税

取引企業によって、消費税の扱いが異なります。契約時に「消費税は内税か外税か」確認しておきましょう。

郵送かメールか

ITやWEB関連の取引であれば、請求書は郵送ではなくメールやその他のツールを使い、PDF形式で送ってほしいと言われることもあります。

紙で郵送か、PDF形式でデータ送信か迷ったときには、取引相手に直接聞いてみましょう。ペーパーレスを徹底している会社もありますので、最初に確認しておくことをおすすめします。

まとめ

受注した仕事は代金を回収するまで終わりません。いち企業として仕事をしていくのであれば、正しい請求書の発行方法を覚えましょう。

一度エクセルなどの表計算ソフトでテンプレートを作っておくと楽です。しかし請求件数が多くなってくると、請求書発行の手間と時間がもったいなくなってしまいますよね。

そんな時には「クラウド請求管理サービス」が便利です。簡単に請求書を発行できるサービスについて興味のある方はこちらをご覧ください。

作業効率が最大20倍に?!クラウド請求管理サービス5選!ランキングで紹介

関連記事