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2017-09-02

今さら聞けない!クラウドサービスのメリットをこっそりおさらい!

いわゆるIT企業でなくとも、業務にクラウドサービスを利用するのは最近ではもはや常識となりつつあります。
あらゆる業務のクラウド化が進んでいる現状から、取引先との連携を図るためにも、クラウド導入を急いでいる企業の方もいらっしゃるかと思います。

さて、「ところで、クラウドって何?」という、一見身もフタもない質問に正確に答えられる人はどの程度いるでしょうか。
経理業務までオンライン作業で効率化させる動きが加速する中で、今さら人には聞きにくいですよね。
ここでは、そんな方のために役立つ、クラウドサービスの基礎知識をお伝えしていきます。

1. こんなに便利!クラウドでできることは何か整理してみた!

 

ところでクラウドって何?、という先ほどの質問にお答えしつつ、このご時勢にクラウドでできることを確認していきましょう。

1-1.そもそもクラウドとは?

クラウドとは、クラウドサービスやクラウドコンピューティングといった言葉を略しているIT用語です。
インターネット接続さえできれば、自由にアプリケーションを使えたり、ストレージサービスを使ってデータのダウンロードや保存したりすることが可能です。
ニュアンスとしては、そのように何らかの作業をするために、オンライン上で利用するソフトウエア全般のことを指しています。

クラウド=雲のように、物理的につかむことはできないけれど確かに存在する、それがクラウドなのです。
ただし、クラウドというネーミング自体には諸説あるようですので、あしからず。

1-2.クラウドでできること①ファイルの共有

PCとスマートフォンで、同一のアカウントに保存されているファイルなどのデータがたくさんありますよね。
どちらか一方で更新や修正がなされた場合に、他方も同じ状態にできる、いわゆる「同期」ですが、これもクラウドならではのサービスです。

同期ツールがなければ、修正したものをわざわざ送信して、受信後に保存管理をし直さなければなりませんが、
オンラインで瞬時に比較して内容を同一化させれば、作業にまったくムダがありません。
これはビジネス業務でもたいへん便利で、すでに多くのビジネスの現場で普通に使われている機能です。

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数の端末から同じデータにアクセスできるのもクラウドならではです。

1-3.クラウドでできることその②作業の共有化

働き方が飛躍的に変化しつつある中で、その流れに拍車をかけている立役者がまさしくクラウドサービスです。
オフィスにいるスタッフと出張先にいるスタッフとが、同じデータに向かって作業ができるのもオンラインだからこそ。
リアルタイムで仕事を進められることで、業務は俄然スムーズになります。

クラウドサービスはあらゆるモバイルに対応しているため、インターネットに接続できる環境さえあれば、作業場所や手段にとらわれません。
これにより作業内容そのものに集中できるので、業務効率アップにたいへん好都合です。

1-4.クラウドでできることその③オフィスレスでも起業できる

クラウドサービスの広がりによって、自宅で開業する人が増えていますよね。
これは、引いては生き方の多様化にもつながっていると言えます。
ただ、ワンルームマンションで、生活も仕事もというと、なかなか息が詰まる話。
しかも、複数人で起業しようとなると、空間的にはたいへんです。
でも、クラウドサービスがあれば、ほとんどの作業はオンラインで済みますし、スカイプなどを利用すればミーティングも思いのまま。
多企業が一堂に会するシェアオフィスもモチベーションアップや情報交換の場として注目されています。

人材は近場で調達という前提的な制約が外れることで、遠隔地にいても志を同じくする仲間と同じ方向を見て仕事に励むことができるのです。

2. クラウドサービスには何がある?

一言でクラウドサービスと言っても、その内容は多岐に渡っています。
社内のコミュニケーションを円滑にするチャット機能を持つツールをはじめ、膨大な資料やデータの保管庫として便利なオンラインストレージ、
シフトや勤怠管理が可能なアプリなど、ITならずとも業務に役立つ便利なソフトウエアが豊富に出揃っています。

中でも、注目度が右肩上がりで導入が進んでいるのが経理業務のクラウド化です。
請求書の作成や送付、入金・消し込み作業といった煩雑な経理作業を自動で片付けてくれるという夢のようなサービスが続々とビジネスに利用されています。

会計ソフトとの連動機能があるものも多く、税務処理や決算業務まで完結できるスゴ腕クラウドサービスも続々登場しています。
バックオフィス業務に手を焼いている経理担当者の方は、きっと劇的に業務を効率化できることでしょう。

3. まとめ

クラウドサービスは、もはやここまで来たかというほどハイレベルなビジネスパートナーです。
コミュニケーションがうまくいかなかったり、煩わしい作業にばかり時間を取られたりして、なかなか思うように業績を上げられなかったという企業の方は、
1度使ったらやめられない、便利なクラウドサービスの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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