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2017-08-29

請求書・見積書管理にクラウドを導入した方がいい5つの理由とは?

取引先とのやり取りで必ず発生する見積書や請求書。
この頃電子化しているところも多いなあと薄々感じながら、惰性で紙に出力しているという経理担当者の方はいませんか?
着々と経理業務にクラウドを導入する企業が増えている中で、
「請求書をwebで作ったり送ったりすると何がそんなにいいの?」
と謎を感じている方のために、ここでは請求書及び見積書管理にクラウドを導入すべき理由をお伝えしていきます。

1. 凄いぞクラウド請求!導入した企業だけが実感できる5つのメリットとは?

 

クラウド請求とは、請求書の作成・郵送を中心とした請求業務をweb上で行うことを指します。
あらかじめクラウドサービスなどに請求に関する情報を登録しておけば、あとはデータを元に作成した請求書を簡単にPDF化して請求ツールで送付するだけです。
知っているようで知らない、クラウド請求のメリットを以下に挙げてみましょう。

1-1.業務が凄く効率化できる

クラウド請求では、web上に保存管理されたデータを読み込んで請求書作成し、PDF化も郵送もすべてそのままwebで完結できます。
流れはシンプルかつスムーズ。
会計ソフトと連動しているサービスを利用すれば、請求書を作成すると同時に売上勘定にも記録されるので、余計な経理業務を整理できます。
このような、いわば時短経理が、業務全体の効率化に寄与することはまず間違いありません。

また、ネット環境があってデータさえ読み込めれば、いつでもどこでも請求書の作成や発送が可能なので、
再発行もクリック1つですし、さまざまな取引先に対して請求書をカスタマイズすることもラクにできます。

1-2.もの凄く環境に優しい

インクを使って請求書を紙に出力し、封筒に入れて送るという一連の流れの中には、おびただしい数の資材・資源が使われています。
これは送付後に確認作業が済めば、保管庫で眠るだけの運命です。
電子送付で済ませることができれば、紙もインクも封筒も必要ないうえ、保管のためのスペース作りに悩む理由もなくなります。

1-3.環境だけでなく懐にも凄く優しい

先ほどの項でお伝えしたとおり、クラウド請求に切り替えただけで、使用する紙類が激減することにより、
資源を節約してゴミの減量もできるわけですが、実際問題それらにかかっていたコストをカットすることもできます。
忘れてはならない切手代ももちろんカット。
クラウドサービスの利用料はかかりますが、経理業務の簡略化に伴って、自ずと人件費が節減できることと業務の生産性が上がることを思えば、全体としては大きくコスト削減が見込めると言えるでしょう。

1-4.データの管理が凄くラク

クラウド請求では、インターネット接続して検索をするだけで、過去のデータもすべて、いつでもすぐに閲覧可能です。
広い保管庫の膨大なファイルの中からお目当ての書類を1つだけ探し当てるという、途方もない作業から解放されます。
1つのプラットフォームで、すべての情報をスッキリ管理してもらえて安心です。

1-5.紛失騒ぎとさよならできて凄く安心

紙で発行する請求書の場合、再発行したい時に請求書が見当たらなければ、間違いなく大騒ぎです。
業務は進まず、人間関係にも不穏な空気が…。
その点、クラウド請求の鉄壁とも言えるデータ管理があれば、ログインさえ可能なら、そこに必ずデータがあるので安心です。
クラウドサービスという、高度な管理機能とセキュリティを持つ「守りのプロ」だからこそできるワザと言えます。

2. クラウド請求にも注意点はある?

便利なことこの上ないクラウド請求にも、注意しておきたい点があります。
そこは、やはり取引先のクラウド事情に深く関わっていると言えそうです。

2-1.取引先の電子化とのつり合い

大企業では考えにくいことかもしれませんが、中小企業では経営者がクラウド化に対して消極的なケースが少なくありません。
導入に際しては、システムの概要を理解する必要がありますが、それが面倒だと考える人もいるでしょうし、web=情報漏洩が心配という人もいるかもしれません。
単純に業務のクラウド化をあまり必要としない業態もありえます。

相手あっての商取引。
いくら自社がクラウド化を推し進めても、先方が対応していなければ絵に描いたモチとなってしまうおそれもあります。

2-2.絶対的に必要な前提がある

クラウド請求というからには、インターネットに接続できる環境がなければ何もできません。
請求書を作成するどころか、データを引っ張り出すことも不可能です。
ネット環境が万全と言えない方には不向きと言わざるを得ないでしょう。

2-3.先方のニーズに応えられるかの見きわめが必要

電子送付ではどうしても不安だから、紙で郵送してほしいという先方の要望があれば、応じないという選択はありませんよね。
支払いをお願いする立場で、こちらのやり方を押し付けるというのは最低のビジネスマナーとなってしまいます。
また、請求書に独自の雛形があり、どうしてもそれを使用しなくてはならないケースなども、クラウド請求では不可能な領域と言えます。

3. まとめ

見積書・請求書の作成をクラウド化することは、さまざまなムダの削減とともに、経理業務を飛躍的に効率化できる注目の方法です。
案ずるより生むが易し。
難しそうだという間違った認識を捨てて、思いきった働き方革命を起こしてみてはいかがでしょうか。

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