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2017-08-21

目からウロコ!請求書と見積書発行にクラウドを利用するメリットとは?

ひと言で請求業務と言っても、見積書の発行から入金管理まで、いくつもの工程が必要で大変ですよね。
請求書の発行をエクセルで行っている企業や経営者の方はまだまだ多いと思いますが、
中には、クラウドサービスを利用することで時間を有効利用している他社を羨ましいと感じている方もいるかもしれませんね。

でも、ミスが多くて毎度あたふたする請求業務が、それほど楽になるクラウドサービスとは、一体何者なのでしょう。

ここでは、そんな疑問にお答えするべく、業務を効率化するための近道と言える、請求業務のクラウド利用についてお伝えしていきます。

1. クラウドを利用して請求書を作成するメリットとは?

 

クラウドサービスを利用して請求書を作るということは、web上で請求書を作るということ。
これまで請求書作成は専らオフライン、つまりエクセルだったという方には、なじみがなく疑問点も多いかもしれません。
クラウド上で請求書を作成すると、どんなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。

1-1.時短とコストカットが実現できる

クラウド上で請求書を発行すると、拍子抜けするほど手間がかかりません。
サービスを提供する会社によって差はありますが、最初の設定を済ませておけば、次回から請求書は自動作成され、発送までの作業がわずか数分で済むのです。
PDF化やメールの送信もワンクリックで完了。
請求業務にかけていた時間は、ほとんどカットできます。
紙での発行にも対応できますが、近頃はオンライン請求書を希望する会社も多いため、必要な紙・インク・切手代が大きく削減できますし、
何よりも手間と時間がかかる請求業務にかかっていた人件費を減らすことが可能です。

1-2.経理業務までがラクになる

クラウドを利用して請求書を作成する場合、サービスによっても異なりますが、会計ソフトなどと連動しているものも多いため、データを自動的に保存できます。
記帳ミスや記入漏れを予防できるので、修正作業が劇的に減り、心的ストレスも軽減できるでしょう。

さらに、代金の催促と代金回収、そして管理業務までを一括で行ってくれるサービスもあるので、未回収が防げて、売上が安定するのではないでしょうか。
また、入金確認やその後の売掛金消し込み作業などがサービスに含まれている場合も多く、導入すれば経理業務自体が格段にラクになります。

他にも、会社の決められたパソコンの前にいなくても、ログインできる環境さえあれば請求書作成ができるため、
数字を修正してほしいといった急な要望が取引先からあった時など、迅速に対応できます。
担当者が席を外していても慌てることなくスムーズに修正ができ、請求書を郵送する必要がある場合でも、職場との連携ですぐに再発行と発送が可能です。

1-3.各取引先専用のオリジナルな請求書を簡単作成できる

クラウドサービスを利用して請求書を作成する場合、データはインターネット上に保管されています。
ネット環境さえ整っていれば、いつでもデータを読み込ませて簡単に請求書を作ることが可能です。
web上で企業ロゴなどを登録すれば、それぞれの取引先に専用の請求書も手間なくカスタマイズできます。

2. そもそも請求書作成のルールと流れとは?ポイントを復習!

請求書を作成するに際して、一定のルールや押さえておきたいポイントをご紹介しましょう。
ポイントを2点にまとめてみました。

1つ目のポイントは、取引先ファーストで請求書を作成することです。
金額表示が税込なのか税抜きなのか、必要項目は先方が指定している表記通りであるかなど、取引相手が望む形でそれぞれにカスタマイズするのが暗黙のルール。
経理上、請求書はこうでなければならないという制約はないため、「取引先のやり方が請求書作成上の法律」ととらえましょう。

2つ目のポイントは、それぞれの取引先ごとのチェック表を作って、抜け落ちている項目がないかチェックすることです。
最初に、先方の締め日と入金日を記入するための項目を請求書上に作成しておきましょう。
通常、請求書にはこれらの記入欄がありませんが、確認したい事項としてはかなり優先的と言えますので、他の項目と同様に忘れず記載することをおすすめします。

そうした上で、請求内容と金額・住所や担当者名などの基本的な項目に間違いがないかしっかりとチェックし、
先方の締め日・入金日、請求書作成日の日付も正しく記載できているか最後に確認します。

住所や担当者名など間違えるわけがないと油断するのは危険です。
うっかりミスによって、相手に請求書が届かず、処理が遅れて自社への入金も遅くなってしまうなどといった失態は、意外と多くあるもの。
基本的なことこそ、丁寧に行いましょう。

3.まとめ

クラウドサービスを利用した請求業務は、業務全体の効率化や無駄の削減に大いに役立つという可能性を感じてもらえたのではないでしょうか。
クラウドサービスと言っても、会計ソフトなどとの連動性や便利な機能にはそれぞれに少しずつ違いがあります。
ぜひ、ご自身の業務内容に最適なサービスと出会って、経理の効率をアップさせてくださいね。

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